시애틀KR 직업 분석
💡 스마트 요약
원본 채용 공고
설명 공개 공시위원회(PDC)에서 제공하는 정확하고 적시에 필요한 정보에 대한 국민의 접근을 지원하고, 정치 캠페인 자금 조달, 로비스트 지출, 그리고 공무원 및 후보자의 재정 사항에 대한 투명성을 확보하며, 워싱턴 주의 공시 및 선거 자금 관련 법규의 준수와 공정한 집행을 보장하기 위해 설립되었습니다.
일정: 월요일 ~ 금요일, 오전 8시부터 오후 5시까지입니다. 감독자의 승인 하에 유연한 일정이 가능합니다. 필요 시 최소한의 현장 훈련 여행이 요구됩니다.
공공 공시위원회 (PDC)시민들의 주도로 설립되어 정치 캠페인 자금 조달, 로비스트 지출, 그리고 공무원 및 후보자의 재정 사항에 대한 정확한 정보에 대한 적시적이고 의미 있는 공개 접근을 제공하고, 워싱턴 주의 공시 및 선거 자금 관련 법규의 준수와 공정한 집행을 보장하기 위한 역할을 수행합니다.
즐기실 수 있는 업무 중 일부는 다음과 같습니다:
PDC 고객 서비스 직원들의 고객 서비스 리드 역할을 수행하여 고객과의 상호작용을 주도하고, 내부 및 외부 고객 모두에게 중요한 지원을 제공합니다. 법규, 정책, 절차를 해석하여 복잡하고 상승된 문의, 불만사항, 문제를 해결하며, 이 과정에서 고도의 전문성, 비판적 사고 능력, 효과적인 해결책을 찾는 능력이 요구됩니다. 고객 서비스 직원들이 독립적으로 고객의 문의와 문제를 해결할 수 있도록 지원하는 중추적인 역할을 맡습니다. 고객 서비스 직원들이 보고한 문제를 문서화하고 추적하며, 고객에게 어려움을 초래하는 기관 정책과 절차에 대한 개선 사항을 적극적으로 식별하고 제안합니다.
팀의 리더로서 고객 서비스 직원들을 위한 고객 관계, 기관 정책 및 절차, 애플리케이션 사용 및 문제 해결 훈련을 조정하고 실행합니다. 개별 훈련 요구 사항과 성장 기회를 파악하여 고객 서비스 자원과 훈련을 개선함으로써 PDC 고객에게 더욱 효과적이고 직접적인 서비스를 제공할 수 있도록 멘토링합니다.
우리가 찾는 인재:
세부 사항에 대한 뛰어난 주의력과 독립적으로 업무를 수행할 수 있는 분을 원합니다. 협업적인 팀과 함께 일하며 공공 정보 접근성을 보장하고자 하는 열정이 있다면, 이 직무는 바로 당신을 위한 것입니다!
의무사항
즐기실 수 있는 업무 중 일부는 다음과 같습니다:
- 전화 문의, 현장 사무실 접수, 서면 커뮤니케이션, 온라인 도움말 데스크 상호작용을 주도하고 조정합니다.
- 고객들이 기관 웹사이트를 탐색하고 원하는 정보에 접근하며 서비스와 애플리케이션을 사용하는 데 필요한 상세하고 복잡한 지침을 제공합니다.
- PDC 데이터베이스와 이미징 시스템에 대한 주제 전문가로서 공공 및 직원의 복잡한 문의에 답변합니다.
- 양식, 팜플렛, 기타 자료에 대한 명확한 설명을 제공합니다.
- 법규, 규정, 프로세스에 대한 지식을 해석하고 적용하여 제출 요구 사항, 전자 제출 시스템, 불만 처리 절차, 그리고 기타 PDC 서비스에 대한 문의를 해결합니다.
- 가능한 경우 불만을 해결하고, 다른 PDC 직원에게 적절하게 사안을 이관합니다.
- 고객 서비스 직원들이 복잡한 문제를 해결할 수 있도록 컨설팅, 멘토링, 조언을 제공합니다.
- 고객 서비스 효과를 향상시키기 위해 기관 정책과 절차에 대한 개선 사항을 식별하고 제안합니다.
- 시스템 문제, 규제 변화, 반복적인 고객 문제, 또는 기타 비즈니스 이유에 대응하여 목표 지향적인 아웃리치 캠페인을 주도합니다.
- 기관 애플리케이션을 통해 승인된 대량 커뮤니케이션을 목표 그룹에 배포하고, 배포 기록을 유지합니다.
- 통화 시스템 데이터를 추적하고 집계하여 통화량, 응답 시간, 서비스 트렌드에 대한 보고를 지원합니다.
- 고객 서비스 프로세스, 기관 정책 및 절차, 애플리케이션 사용, 문제 해결에 대한 교육을 계획하고 실행합니다.
- 기관 정책과 절차에 대한 전문적인 교육을 제공하여 고객 서비스 직원들이 복잡한 문제를 해결할 수 있도록 지원합니다.
- 개별 훈련 요구 사항과 성장 기회를 파악하여 직원들의 문제 해결 능력을 향상시키는 멘토링을 제공합니다.
- 최신 정보를 제공하기 위해 교육 자료와 자원을 업데이트합니다.
- 학습을 강화하고 새로운 이슈를 다루기 위한 정기적인 교육 세션을 진행합니다.
- 컴퓨터 애플리케이션과 소프트웨어를 활용하여 고객/고객 문제를 문서화하고 추적합니다.
- 캠페인, 로비스트, 기타 보고서를 검토하여 제출 요구 사항 준수를 확인합니다.
- 부족한 보고서 제출자들에게 필요한 추가 정보를 명확히 하기 위한 연락을 취하세요.
- 보고서에서 관련 데이터를 추출하여 기관 데이터베이스에 입력하세요.
- 고객 서비스 직원들에게 공개 보고서 검토 및 데이터 입력 교육과 감독을 제공하세요.
- 다른 고객 서비스 직원들을 위한 품질 보증 프로세스를 이끌고 조정하세요.
- 사전 승인된 언어를 사용하여 교육 등록 페이지를 생성하고 게시하세요.
- 이벤트 세부 사항, 등록 설정, 접근성 정보, 등록 용량 제한의 정확한 구성을 보장하세요.
- 기관 우편 수령, 분류, 날짜 표시, 정리, 배송 경로 조정을 조율하세요.
- 들어오는 보고서와 서신을 독립적으로 검토하고 문의에 답변하며, 필요에 따라 적절한 직원에게 복잡한 질문을 연결하세요.
- 우편을 정확한 수신자에게 적시에 배송하세요.
- 종이 보고서의 정확한 스캔을 통해 디지털 이미지를 생성하세요.
- 파일러의 이름을 입력하고 메뉴에서 보고서 유형을 선택하여 정확한 인덱싱을 보장하세요.
- 스캔 및 인덱싱 절차에 대한 직원 교육과 멘토링을 제공하세요.
- 다른 고객 서비스 직원들을 위한 품질 검사를 수행하세요.
자격 요건
옵션 1]
고등학교 졸업 또는 동등 학력과 함께 고객/클라이언트 문의, 불만 사항 또는 문제 해결을 위한 3년의 실무 경험이 필요합니다.
옵션 2]
고객 서비스 전문가 2로서의 1년 경력이 필요합니다.
옵션 3]
동등한 교육 및 경험이 요구됩니다.
그리고 다음과 같은 기술과 능력:
- 다양한 대상에 대한 효과적인 서면 및 구두 의사소통 능력.
- Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)에 대한 강력한 숙련도.
- 온라인 협업 도구와 원격 근무 플랫폼에 대한 익숙함.
- 탁월한 문제 해결 능력과 직원 교육 및 멘토링 능력.
- 기관 관련 법규, 정책 및 절차에 대한 지식.
선호 사항:
고객 서비스 팀을 이끄는 경험이 있으면 좋습니다.
보충 정보
지원 방법:
관심 있으신가요? 저희와 함께하고 싶으시다면, 페이지 상단의 “지원하기” 버튼을 클릭하여 지원서 작성을 시작하세요. 필요에 따라 지원서를 저장하고 나중에 다시 돌아올 수 있습니다. 전체 경력과 보충 질문에 대한 답변을 포함하여 지원서를 완전히 작성해 주세요.
심사를 위해 다음 문서들을 제출해 주셔야 합니다; 제출하지 않으실 경우 지원 자격에서 제외될 수 있습니다:
- A 관심 표명서 * 귀하의 성격과 이 직위에 적합한 이유 및 자격 요건 충족 방법을 설명하는 문서입니다. that shows your personality and voice to describe why you are the successful candidate and how you meet the specific qualifications for this position
- A 최신 이력서 * 경력과 학력을 상세히 기재한 문서입니다., detailing experience, and education
- 최소 세 명의 (3명) 전문 참조인 명단 * 현재 연락처 정보가 포함된 문서입니다. with current contact information
* 제출하신 자료는 모두 사실이며 정확하다는 것을 의미합니다. 주에서는 정보를 확인할 수 있습니다. 허위 또는 오해를 불러일으키는 정보는 지원자 풀에서 제외되거나 채용 후에도 해고될 수 있습니다. 이력서는 지원서의 “업무 요약” 부분이나 보충 질문을 대체할 수 없습니다. By submitting these materials, you are indicating that all information is true and correct. The state may verify information. Any untruthful or misleading information is cause for removal from the applicant pool or dismissal if employed. A resume will not substitute for completing the “duties summary” section or supplemental questions of the application. 이력서에 명시된 내용만을 참조하지 마세요; 그렇지 않으면 지원서가 무효 처리될 수 있습니다.
모든 사람을 위한 기회: * 공공정보위원회는 우리의 다양성을 존중하며, 인종, 신념, 피부색, 국적, 시민권 또는 이민 상태, 결혼 여부, 자녀가 있는 가족(임신, 출산, 또는 관련 의료 상태 포함), 성별, 성적 지향, 성 정체성 다양성, 나이, 보호된 군인 지위, 명예 제대 군인 또는 군인 신분, 감각, 정신 또는 신체 장애 여부 또는 훈련된 안내견이나 서비스 동물 사용 여부와 같은 기타 법적으로 보호된 특성에 관계없이 평등한 고용 기회와 포용성을 제공하는 직장 환경에 헌신합니다. 관련 연방, 주 및 지방 법률에 따라 범죄 기록이 있는 지원자도 고려될 수 있습니다.
The Public Disclosure Commission celebrates our differences and we are committed to a workplace that supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We will also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state and local laws.
지원서에 사용하고 싶은 이름과 대명사를 포함하여 제출하시면 존중하겠습니다.
연락처 정보:
이 채용 관련 문의나 지원서 과정에서 합리적인 조정을 요청하시려면 Angie Anderson에게 이메일로 연락하세요 (jobs@des.wa.gov). jobs@des.wa.gov[23] 청각 장애가 있거나 청력이 약한 분들은 워싱턴 중계 서비스에 전화하여 7-1-1 또는 1-800-833-6388로 연락하실 수 있습니다.
Applicants who are deaf or hard of hearing may call through the Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6388.
SeattleKR Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
Schedule: Monday – Friday, 8:00 a.m.- 5:00 p.m. Flexible schedules may be available upon supervisory approval. Minimal travel to in-person trainings when required.
The Public Disclosure Commission (PDC)was created by an initiative of the people to provide timely and meaningful public access to accurate information about the financing of political campaigns, lobbyist expenditures, and the financial affairs of public officials and candidates, and to ensure compliance with and equitable enforcement of Washington's disclosure and campaign finance laws.
Some of what you’ll enjoy doing will include:
You will be acting as the Customer Service Lead for PDC customer service staff, leading interactions with PDC customers and providing critical support to both internal and external customers. You will interpret agency-related laws, policies, and procedures for both customers and customer service staff to resolve complex and escalated inquiries, complaints, and issues. These problems demand a high level of expertise, critical thinking, the ability to navigate and to find effective solutions, and often involve intricate processes and multiple stakeholders. You will have a pivotal role in consulting with customer service staff, empowering them to independently resolve customer inquiries and issues. You will be responsible for documenting and tracking issues reported by customer service staff and proactively identifying and recommending changes to agency policies and procedures that cause difficulties for customers.
As the Lead for your team, you will coordinate and deliver training for PDC customer service staff in client/customer relations, agency policies and procedures, application navigation and troubleshooting, and problem resolution. You will mentor your staff by identifying individual training needs and growth opportunities as well as identifying improvements to customer service resources and training so that the customer service team may more effectively and directly serve PDC customers.
Who we are looking for:
We need someone who has superior attention to detail and can perform independently. If you are someone who wants to work with a collaborative team of dedicated staff and you are committed to ensuring public access to information, this job is for you!
Duties
Some of what you’ll enjoy doing includes:
- Lead and coordinate customer service operations for telephone inquiries, in-person office reception, written communications, and online help desk interactions.
- Provide detailed complex guidance to customers on navigating the Commission's website, accessing desired information, and using services and applications.
- Serves as a subject matter expert in the PDC database and imaging system to respond to public and staff’s complex inquiries.
- Offer clear explanations of forms, pamphlets, and other materials.
- Interpret and apply knowledge of laws, regulations, and processes to address inquiries on filing requirements, e-filing systems, complaint processes, and other PDC services.
- Resolve complaints whenever possible, and appropriately refer issues to other PDC staff.
- Consult, mentor, and advise customer service staff to resolve complex problems.
- Identify and recommend changes to agency policies and procedures to improve customer service effectiveness
- Lead targeted outreach campaigns in response to system issues, regulatory changes, recurring customer challenges, or other business reasons.
- Coordinate and execute the distribution of approved mass communications to targeted stakeholder groups by submitting through agency applications and maintaining distribution records.
- Track and compile phone system data to support reporting on call volume, response times, and service trends.
- Identify, coordinate, and deliver training on customer service processes, agency policies and procedures, application navigation, troubleshooting, and problem resolution.
- Deliver specialized training on agency policies and procedures to empower customer service staff to resolve complex issues.
- Mentor staff by identifying individual training needs and growth opportunities to enhance their problem resolution skills.
- Update training materials and resources to ensure staff have current information.
- Conduct regular training sessions to reinforce learning and address emerging issues.
- Document and track client/customer issues using computer applications and software.
- Review reports from campaigns, lobbyists, and others to ensure compliance with filing requirements.
- Contact filers of deficient reports to clarify required additional information.
- Extract relevant data from reports and enter it into the agency database.
- Provide training and oversight to customer service staff on reviewing and data entering disclosure reports.
- Lead and coordinate quality assurance processes for other customer service staff
- Create and publish training registration pages using pre-approved language.
- Ensure accurate configuration of event details, registration settings, accessibility information, and enrollment capacity limits.
- Coordinate the receipt, sorting, date-stamping, filing, and routing of agency mail deliveries.
- Independently review incoming reports and correspondence, respond to inquiries, and refer complex questions to appropriate staff as needed.
- Ensure timely delivery of mail to intended recipients.
- Ensure the accurate scanning of paper reports to create digital images.
- Ensure accurate indexing by entering the filer's name and selecting the report type from a menu.
- Train and mentor staff on scanning and indexing procedures.
- Perform quality checks for other customer service staff.
Qualifications
[OPTION 1]
High school diploma or equivalent and three years of experience providing assistance to clients/customers regarding inquiries, complaints or problems.
[OPTION 2]
One year of experience as a Customer Service Specialist 2.
[OPTION 3]
Equivalent education/experience.
And the following skills and abilities:
- Effective written and verbal communication skills for diverse audiences.
- Strong proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Familiarity with online collaboration tools and remote work platforms.
- Excellent problem-solving skills and ability to mentor/train staff.
- Knowledge of agency-related laws, policies, and procedures.
PREFERRED:
Experience leading a customer service team.
Supplemental Information
How to Apply:
Interested? We would love to hear from you! Click “Apply” at the top of this page to start your application. You can save the application and come back to it, if needed. Be sure to complete the application fully to include a full work history and responses to the supplemental questions.
Please provide the following documents in order to be considered; failure to do so may result in you not being considered for the position:
- A letter of interest that shows your personality and voice to describe why you are the successful candidate and how you meet the specific qualifications for this position
- A current resume, detailing experience, and education
- A current list of at least three (3) professional references with current contact information
NOTE: By submitting these materials, you are indicating that all information is true and correct. The state may verify information. Any untruthful or misleading information is cause for removal from the applicant pool or dismissal if employed. A resume will not substitute for completing the “duties summary” section or supplemental questions of the application. Please do not “refer to resume” for detail, or your application may be disqualified.
Opportunity for All:
The Public Disclosure Commission celebrates our differences and we are committed to a workplace that supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We will also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state and local laws.
You are welcome to include the name and pronoun you would like to be referred to in your materials and we will honor this as you interact with our organization.
Contact Information:
For questions about this recruitment or to request a reasonable accommodation in the application process, contact Angie Anderson by email at jobs@des.wa.gov.
Applicants who are deaf or hard of hearing may call through the Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6388.