시애틀KR 직업 분석
💡 스마트 요약
원본 채용 공고
Description
WASHINGTON UTILITIES AND TRANSPORTATION COMMISSION
Respect. Professionalism. Integrity. Accountability.
Agency Records Officer
(Program Specialist 4)
Salary Consideration:
For this position, Step A is $63,252 per year and Step L is $82,872. The high end of the salary range, Step M, is $84,984, and is typically a longevity step. All employees progress to Step M six (6) years after being assigned to Step L in their permanent salary range.
This recruitment is open until June 10, 2026, at 11:59pm. The first pull of applications is scheduled for June 3. It is in your best interest to apply as soon as possible.
UTC reserves the right to make a hiring decision and/or choose to close or extend this recruitment at any given time. Applications for this recruitment could be used to fill comparable positions that open within the next 60 days.
The Opportunity:
The Washington Utilities and Transportation Commission (UTC) seeks a dynamic, detail-oriented leader to serve as our next Agency Records Officer (Program Specialist 4) within the Records Management section. This is a high-visibility role where you’ll shape how the UTC manages, protects, and delivers critical information to the public and decision-makers.
In addition to managing systems and policies, you will lead and develop a skilled records team, fostering a culture of accuracy, collaboration, and continuous improvement.
Hybrid:
Although this is a hybrid opportunity, the successful incumbent 반드시 워싱턴 주 내에 거주해야 하며 반드시 워싱턴 주 레이시에 위치한 본사 건물에 보고할 수 있어야 합니다 매 두 주마다 5일간입니다.
이동:
현지 이동이 필요할 수 있으며, 주로 써롯 카운티 내에서 교육 참석을 위해 이루어질 것입니다.
우리의 미션:
워싱턴 주의 시민들을 보호하기 위해, 투자자 소유의 유틸리티 및 운송 서비스가 안전하고 공정하며 접근 가능하고 신뢰할 수 있으며 공정한 가격으로 제공되도록 합니다.
비전:
소비자와 규제 대상 기업 모두에게 공정하고 동등한 결과를 이루는 것을 목표로 합니다. 직장 내 포용과 소속감을 중시합니다.
자세한 혜택 정보나 UTC에서의 근무에 대해 더 알고 싶으시다면 저희 웹사이트를 방문해 주세요.
직원을 위한 제공 사항:
- UTC는 다양성, 공정성, 포괄성 및 소속감을 중시하는 환경을 조성합니다. 다양성, 공정성, 포괄성 및 소속감을 기반으로 지역 사회 구성원들을 고용하고 유지하기 위해 노력합니다.개인과 전문 생활 사이의 건강한 균형을 중요시하며, 유연한 근무 시간, 웰니스 프로그램, 그리고 모바일/원격 근무 기회를 제공합니다.
- 주 정부를 통해 직원들(그리고 그 가족들)에게 의료, 치과, 시력 및 기본 생명 보험 옵션을 제공합니다.
- 주 퇴직 프로그램 가입과 지연 보상 계획도 제공합니다.
- 연간 유급 휴일과 캘린더 연도당 한 건의 유급 개인 휴일이 보장됩니다.
- Full-time and part-time employees are entitled to paid holidays and one paid personal holiday per calendar year.
직무 내용
담당 업무의 일부:
이 직위에서 다양한 책임을 맡게 되며, 기록 관리자는 다음과 같은 업무를 수행하게 됩니다:
- 소송 심리 과정에서 직원들이 파일과 기록을 처리하는 것을 관리하며, 명령서, 통지문, 편지 등을 전달하고 모든 접수된 소송 문서를 배포합니다.
- 사례 관리 시스템에 직원들의 입력 내용을 검토하여 정확성과 규정 준수를 확인합니다.
- 사례 관리 시스템 및 e-파일링 포털과 관련된 기록 관리 정책을 개발하고 유지 관리합니다.
- 공식 사례 파일 및 기타 공식 기록의 인벤토리 관리, 보관 기간, 검색 및 폐기 과정과 관련된 모든 직원 활동과 교육을 감독합니다.
- 섹션 기록 조정자들과 협력하여 고유한 기록 보관 일정을 식별하고 평가하며, 필요에 따라 조정하거나 변경하여 보관 일정의 일관성을 유지합니다.
- 주 정부 기록 정책 및 절차 준수를 위해 주 정부 기록 관리부서와 소통하는 역할을 수행합니다.
- 지도 감독 하에 있는 직원들에게 적시에 의미 있는 성과 평가와 전문 개발 기회를 제공합니다.
- 정기적인 전문 개발, 교육 및 팀 빌딩 일정을 실행합니다.
- 공개 회의 일정에 대한 각 항목에 대한 지원 문서를 SharePoint에 게시하고 적절하게 배포하여 내외부 고객들이 회의에서 논의될 문서에 접근할 수 있도록 합니다.
- 위원회 리더십과 협의하여 공개 회의 정책 및 절차를 개발하거나 개정하고, 그 결과로 나온 새로운 프로세스를 실행하는 조언과 자문을 제공하십시오.
- 공개 회의 및 청문회실 업무를 순환적으로 기록 관리 직원들에게 배정하십시오.
- 독립적으로 직원들에게 배포 범위를 검토하고, 중간 수준에서 복잡한 공공 기록 요청을 처리하십시오.
- 기관 정책 및 절차와 함께 WAC 480-04, 공공 정보 및 기록 접근법, 공공 기록법에 따라 복잡한 공공 기록 요청을 접수하십시오.
자격 요건
필수 자격 요건:
필수 및 희망 자격 요건은 실제 경험, 자원봉사 경험, 공식적인 전문 경력 또는 그 조합을 통해 획득할 수 있습니다.
경영학, 공공 행정, 법학, 공중 보건학, 보건 관리학 또는 관련 분야의 학사 학위를 소지하십시오.
그리고
다음 중 하나 이상을 조정하거나 관리한 경험이 3년 이상 (3년 이상) 필요합니다:
- 워싱턴 주 공공 정보 공개 법률, 규정 및 기준.
- HIPAA 또는 규제 요구 사항 또는 기록 관리.
- 추적 시스템 또는 대규모 데이터베이스 관리.
- 기타 준법 문서 작성.
또는
다음 중 하나 이상을 조정하거나 관리한 경험이 5년 이상 (5년 이상) 필요합니다:
- 워싱턴 주 공공 정보 공개 법률, 규정 및 기준.
- HIPAA 또는 규제 요구 사항 또는 기록 관리.
- 추적 시스템 또는 대규모 데이터베이스 관리.
- 서신 작성 및 기타 준법적 문서 작성.
- 팀의 이끌기 또는 감독.
다양성, 평등, 포용성 (DEI) 역량 (모든 직원에게 요구됨):
- 배우고 성장하기 위한 행동력.
- 타인의 요구를 충족시키기 위한 행동력.
- DEI 지식, 이해 및 헌신.
- 자기 인식.
- 상호 이익과 신뢰를 바탕으로 한 전략적 파트너십 구축.
- 포용적 우수성 및 동맹자 역할.
UTC 핵심 역량 (모든 직원에게 요구됨):
- 책임감.
- 성과 측정 및 개선.
- 고객 중심성.
- 결과 중심성.
- 의사소통 능력.
- 적응력/유연성.
- 자기 개발.
- 지속적인 프로세스 개선.
희망 경력, 지식, 기술 및 능력::
경영학 석사 학위로 비즈니스 행정 또는 밀접한 관련 분야에서 전공한 경험이나, 또는 형태 및 기록 관리 분야의 추가 경험이 요구됩니다.
- 팀을 이끌어온 경험이 2년 이상 필요합니다.
GovQA에 대한 지식과 이해가 필요합니다. - 다음 Microsoft Office 제품에 대한 컴퓨터 소프트웨어 숙련도: 중급 수준: Excel, Word, PowerPoint, SharePoint; 중급 수준: Outlook.
- 연구 요청을 위해 데이터베이스를 검색하고 쿼리를 작성할 수 있는 능력이 필요합니다.
- 공개 회의 원칙에 대한 친숙함이 요구됩니다.
- 법률 용어와 민사 절차에 대한 이해가 필요합니다.
직위별 역량:
- 기록 관리 원칙과 실무에 대한 입증된 지식이 필요합니다.
- 공공기록법에 대한 입증된 이해와 실무 지식이 필요합니다.
- 공개 회의법 및 행정절차법에 대한 입증된 이해와 지식이 필요합니다.
- 다음 컴퓨터 소프트웨어 사용 경험이 필요합니다:
- MS Excel (또는 다른 스프레드시트 소프트웨어)를 사용하여 스프레드시트를 생성, 수정, 인쇄 및 포맷하고 데이터를 찾고 교체하며 기본 수식과 함수를 사용하고 템플릿, 스타일, 자동 포맷 및 여러 시트를 사용하며 큰 규모 또는 복잡한 스프레드시트를 생성하고 조작하고 복잡한 수학적 수식을 사용하여 데이터를 계산하고 시트를 연결하며 다른 출처에서 데이터를 가져오고 목록을 필터링하고 차트와 그래프를 생성하고 포맷합니다.
- MS Word와 같은 워드 프로세싱 소프트웨어를 사용하여 문서를 생성, 포맷, 편집, 미리보기, 인쇄 및 저장하며 표준 기능을 사용하여 텍스트를 선택, 편집, 복사, 붙여넣기, 포맷 및 맞춤법 검사를 수행합니다.
- 전자 통신 및 캘린더 프로그램 (예: MS Outlook)을 사용하여 전자 메일을 작성, 전송하고 응답하며 일정을 조정하고 회의를 예약합니다.
추가 정보:
다음 정보를 완전히 읽어주세요:
- 이 직위는 워싱턴 행정 코드 제357장 (WAC)에 따라 공무원 제도 규칙의 적용을 받습니다.
- RCW 80.01.020 이 규정은 UTC가 규제하는 회사의 주식을 소유하거나 그러한 회사에 재정적으로 관심이 있는 개인을 고용하는 능력을 제한합니다. 이러한 이해관계에는 직원의 배우자 이해관계도 포함됩니다.
- UTC는 E-Verify를 사용하지 않으므로 STEM 선택적 훈련 프로그램(OPT) 연장 자격이 없습니다. 자세한 내용은 www.uscis.gov를 참조해 주세요.
지원 방법:
UTC 팀에 합류하고 싶으신가요? 상단의 '지원하기' 버튼을 클릭하여 지원 과정을 시작하세요. 추가 검토를 위해 다음 서류들을 완성된 지원서와 함께 첨부해 주시기 바랍니다:
- 관심 표명서 - 해당 직위의 자격 요건을 충족하는 방법과 왜 귀하가 최적의 지원자라고 생각하는지 상세히 설명해 주세요.
- 이력서 - 관련 역량, 경력 및 학력을 상세히 기재해 주세요.
- 참고 자료 - 최소 세 분(3명)의 전문적인 참고인을 첨부해야 합니다. 이들은 현재 연락처와 이메일 주소를 포함해야 합니다. 반드시 지원자와 함께 제출해야 합니다; 그중 한 명은 반드시 귀하의 현재 또는 최근 직속 상사여야 합니다.
지원자 초기 심사는 전적으로 지원 서류의 내용과 완성도, 특히 ‘보충 질문서’에 대한 답변과 신청 과정의 일부로 제출된 추가 서류를 기준으로 합니다.
이 채용 공고를 www.careers.wa.gov 이외의 웹사이트에서 확인 중이시라면, www.careers.wa.gov워싱턴 주 공식 포털을 통해 지원해 주시기 바랍니다. 제3자 웹사이트를 사용하면 지원 서류가 불완전하게 접수될 수 있습니다. 지원 서류 작성, 접근, 또는 완료에 어려움을 겪고 계신다면 NEOGOV 무료 전화 (855) 524-5627 또는 support@neogov.com 으로 연락해 주세요. support@neogov.com.
주의사항‘이력서 참고’ 표시는 지원 서류의 ‘근무 경력’ 부분이나 보충 질문서를 완성하지 않은 것으로 간주되어 접수가 반려될 수 있습니다.
병역 우대:
YesVets에 대한 자세한 내용은 여기를 클릭하세요..
병역 우대를 신청하려는 지원자는 회원증 사본 (DD-214, 제4부), NGB 22 또는 미국 보훈부 발급 확인서를 지원 서류에 첨부해야 합니다. 개인 정보는 삭제하십시오 (예: 사회보장번호). 추가 정보는 humanresources@utc.wa.gov 로 UTC 인사팀에 문의하십시오. humanresources@utc.wa.gov.
모든 정보는 확인될 수 있으며 추가 서류가 필요할 수 있습니다. 지원자의 자격 요건 충족 여부를 판단하기 위해 직무 최소 자격 요건에 사용된 교육 및 경력 정보가 포함되어 있지 않으면 불합격될 수 있습니다.
UTC는 평등 고용 기회 제공 기관입니다. 팀에 합류할 동등한 기회를 제공하기 위해 노력합니다. 현재 및 미래 직원 모두 연령, 성별(성 정체성 포함), 인종, 민족, 장애, 성적 지향, 병역 여부, 결혼 상태, 종교 또는 정치적 신념과 관계없이 공정하고 동등하게 대우받도록 하는 것이 우리의 약속입니다.
지원 과정에서 편의를 필요로 하는 분은 (360) 664-1134로 전화 연락하시거나 humanresources@utc.wa.gov 로 UTC 인사팀에 이메일을 보내주세요. humanresources@utc.wa.gov[1] TTY 서비스를 위해 워싱턴 릴레이 서비스에 7-1-1 또는 1-800-833-6384로 연락해 주세요. For TTY service, please call the Washington Relay Service on 7-1-1 or 1-800-833-6384.
UTC에 대한 자세한 정보는 다음 웹사이트를 방문해 주세요:
www.utc.wa.gov[5] www.facebook.com/wautc www.facebook.com/wautc
워싱턴 주:
http://access.wa.gov
SeattleKR Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
WASHINGTON UTILITIES AND TRANSPORTATION COMMISSION
Respect. Professionalism. Integrity. Accountability.
Agency Records Officer
(Program Specialist 4)
Salary Consideration:
For this position, Step A is $63,252 per year and Step L is $82,872. The high end of the salary range, Step M, is $84,984, and is typically a longevity step. All employees progress to Step M six (6) years after being assigned to Step L in their permanent salary range.
This recruitment is open until June 10, 2026, at 11:59pm. The first pull of applications is scheduled for June 3. It is in your best interest to apply as soon as possible.
UTC reserves the right to make a hiring decision and/or choose to close or extend this recruitment at any given time. Applications for this recruitment could be used to fill comparable positions that open within the next 60 days.
The Opportunity:
The Washington Utilities and Transportation Commission (UTC) seeks a dynamic, detail-oriented leader to serve as our next Agency Records Officer (Program Specialist 4) within the Records Management section. This is a high-visibility role where you’ll shape how the UTC manages, protects, and delivers critical information to the public and decision-makers. You’ll take the lead on our case management system and e-Filing Portal, ensure compliance with the Public Records Act and Administrative Procedure Act, and oversee the full lifecycle of commission records. From guiding complex public records requests to coordinating open public meetings, your work will directly support transparency, accountability, and trust in government.
In addition to managing systems and policies, you will lead and develop a skilled records team, fostering a culture of accuracy, collaboration, and continuous improvement. You will serve as the UTC’s primary liaison on records compliance, partner with leadership to refine processes, and deliver training that strengthens commission-wide understanding of records management. This is an opportunity for someone who thrives at the intersection of leadership, systems thinking, and public service.
Hybrid:
Although this is a hybrid opportunity, the successful incumbent must reside within Washington state and must be available to report to the Lacey, Washington headquarters building five (5) days every other week.
Travel:
Local travel, mostly within Thurston County, may be required to attend training.
Our Mission:
To protect the people of Washington by ensuring that investor-owned utility and transportation services are safe, equitable, available, reliable, and fairly priced.
Vision:
We strive to achieve equitable and fair outcomes for both consumers and regulated companies. We prioritize inclusion and belonging in the workplace.
For more information about our benefits or working at UTC, please visit our website.
What We Offer Our Employees:
- UTC fosters an environment of diversity, equity, inclusion and belonging, while striving to hire and retain a workforce from the communities we serve.
- We place importance on a healthy balance between personal and professional lives; offering flexible work schedules, wellness programs, and mobile/telework opportunities.
- Through the state, our employees (and their families) are offered options for medical, dental, vision and basic life insurance.
- We offer enrollment into the state retirement programs and a deferred compensation plan.
- Full-time and part-time employees are entitled to paid holidays and one paid personal holiday per calendar year.
Duties
Some of What You’ll Do:
Among the varied range of responsibilities held within this role, the records officer will:
- Manage staff’s processing of files and records in commission adjudicative proceedings, including serving orders, notices, and letters, and distributing all incoming pleadings.
- Review staff entries in the case management system to ensure accuracy and compliance.
- Develop and maintain records management policies related to the case management system and e-Filing Portal.
- Oversee all staff activities and training related to managing records inventory, retention, retrieval, and disposition of formal case files and other official records.
- Assist section records coordinators to identify, evaluate, and if appropriate, eliminate or change unique record retention schedules to ensure uniformity and consistency of retention schedules.
- Serve as point of contact with the Secretary of State, Archives Division, ensuring agency compliance with State records policies and procedures.
- Provide supervised staff with timely and meaningful performance evaluations and professional development opportunities.
- Implement regular professional development, training, and team building schedules.
- Ensure supporting documents for each item on the open meeting agenda are posted to SharePoint and distributed as appropriate so that internal and external customers are aware of, and have access to, documents the commission will consider when addressing the items at the open meetings.
- Advise and consult with commission leadership to develop or revise open meeting policies and procedures and implement resulting new processes.
- Assign open meeting and hearing room tasks to records center staff on a rotating basis.
- Independently review, determine extent of distribution to staff, and process moderate to complex public records requests.
- Receive complex requests for public records in compliance with agency policy and procedures and WAC 480-04, Public Access to Information and Records, as well as the Public Records Act.
Qualifications
Required Qualifications:
Experience for both required and desired qualifications can be gained through lived experience, volunteer experience, formal professional employment, or a combination.
A bachelor’s degree in business administration, public administration, law, public health, health administration, or a closely allied field.
AND
Three (3) or more years of experience coordinating or administering any of the following:
- Washington State public disclosure laws, rules, and standards.
- HIPAA or regulatory requirements; or Records Management.
- Administering a tracking system or large database.
- Drafting correspondence and other quasi-legal documents.
OR
Five (5) or more years of experience coordinating or administering any of the following:
- Washington State public disclosure laws, rules, and standards.
- HIPAA or regulatory requirements; or Records Management.
- Administering a tracking system or large database.
- Drafting correspondence and other quasi-legal documents.
- Leading or supervising a team.
Diversity Equity and Inclusion (DEI) Competencies (expected of all employees):
- The ability to take action to learn and grow.
- The ability to take action to meet the needs of others.
- EDI Knowledge, Understanding, & Commitment.
- Self-Awareness.
- Cultivating Mutually Beneficial and Trusting Strategic Partnerships.
- Inclusive Excellence & Allyship.
UTC Core Competencies (expected of all employees):
- Accountability
- Measuring Success and Improvement
- Customer Focus
- Results Focus
- Communication Skills
- Adaptability/Flexibility
- Self-Development
- Continuous Process Improvement
Desired Experience, Knowledge, Skills, & Abilities:
A master’s degree involving major study in business administration or a closely related field or additional experience in forms and records management.
- Two or more years of experience leading teams.
Knowledge and understanding of GovQA. - Computer software proficiency for the following Microsoft Office products: Intermediate level: Excel, Word, PowerPoint, SharePoint; Intermediate level: Outlook.
- Ability to search and query databases to research requests.
- Familiarity with Open Meetings principles.
- Familiarity with legal terms/civil procedure.
Position Specific Competencies:
- Demonstrated knowledge of archival and records management principles and practices.
- Demonstrated understanding and working knowledge of the Public Records Act.
- Demonstrated understanding and knowledge of the Open Public Meetings Act and Administrative Procedures Act.
- Demonstrated experience with the following computer software:
- MS Excel (or other spreadsheet software) to create, modify, print, and format spreadsheets, find and replace data, and work with basic formulas and functions; use templates, styles, auto-formats, and multiple worksheets; create and manipulate large or complex spreadsheets, use complex mathematical formulas to calculate data, and link worksheets; import data from other sources, filter lists, and create and format charts and graphs.
- Word processing software, such as MS Word, to create, format, edit, preview, print, and save documents; use standard functions to select, edit, copy, paste, format, and spellcheck text.
- Electronic communications and calendar programs, such as MS Outlook, compose, send, and respond to electronic mail, and coordinate schedules and schedule meetings.
Supplemental Information
READ THE FOLLOWING INFORMATION COMPLETELY:
- This position is covered under civil service rules, Title 357 of the Washington Administrative Code (WAC).
- RCW 80.01.020 limits the UTC's ability to employ any person who owns stock in any company the UTC regulates or is otherwise financially interested in such company. Such interests include those of an employee's spouse.
- UTC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
How to Apply:
Interested in joining the UTC team? Click the Apply button at the top to begin! To be considered for further screening, ensure you attach the following documents to your completed application:
- Letter of Interest - describing how you meet the position qualifications and why you believe you are the ideal candidate.
- Resume - detailing your applicable competencies, experience and education.
- References - At minimum, three (3) professional references with current telephone numbers and email addresses must be included with your application; one (1) contact MUST be your current or most recent supervisor.
The initial screening of candidates will be solely based on the contents and completeness of the application materials, including answers provided to the ‘Supplemental Questionnaire’, along the additional application materials submitted as part of the application process.
If you are viewing this recruitment on any website other than www.careers.wa.gov, please note the recruitment title and apply through Washington state’s official portal. Your application may be received incomplete if using a third-party website. If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or email support@neogov.com.
NOTE, indicating ‘see resume’ will not substitute for completing the "work experience" section or supplemental questionnaire of the application packet and may result in your submission being marked incomplete.
Veterans Preference:
For information about YesVets, please click here.
Applicants wishing to claim Veterans Preference should attach to their application a copy of their redacted DD-214 (Member 4 copy), NGB 22, or signed verification of service letter from the United States Department of Veterans Affairs. Please blackout any personally identifiable data such as Social Security numbers. For further information, contact UTC Human Resources at humanresources@utc.wa.gov.
All information may be verified; additional documentation may be required. Candidates may be disqualified if the education and/or work experience does not include information used to meet the minimum qualifications of the job.
The UTC is an equal opportunity employer. We want to make sure you have an equal opportunity to join our team. Our commitment is making sure current and future employees are treated fairly and equally without regard to age, sex (including gender identity), race, ethnicity, disability, sexual orientation, veteran status, marital status, or religious or political affiliation.
Persons needing accommodation in the application process may contact the recruiter via telephone on (360) 664-1134 or email the UTC HR office at humanresources@utc.wa.gov. For TTY service, please call the Washington Relay Service on 7-1-1 or 1-800-833-6384.
For more information about the UTC, please visit:
www.utc.wa.gov, www.facebook.com/wautc
The State of Washington:
http://access.wa.gov