WFSE 4.7 TRANSFER | OFFICE ASSISTANT 3 (OA3)

고용형태: Agency Internal - Permanent

시애틀KR 직업 분석

💡 스마트 요약

읽는 시간: 3 분 ▼

📄 직무 개요

탈콤 재입소 센터 내 재입소 부서에서 오피스 어시스턴트 3 (OA3)은 행정 업무와 운영 지원을 통해 원활한 센터 운영을 책임집니다. 이 역할은 문서 관리, 일정 조정, 의사소통 등 다양한 업무를 수행하며, 센터의 효율성과 정확성을 높이는 데 기여합니다.

📋 주요 업무

행정 업무 지원 (문서 관리 포함)
일정 조정 및 회의 조율
내부/외부 이해관계자와의 의사소통 및 서신 관리
정확한 기록 및 데이터베이스 유지
신입사원 교육 및 입사 지원 지원
부서 정책 준수 확인

🛠 필요 역량

기술 스킬

Microsoft Office Suite (워드, 엑셀, 아웃룩) 이메일 관리 시스템 데이터베이스 관리 기초 데이터 입력 캘린더 스케줄링 소프트웨어

소프트 스킬

소통 능력 조직 능력 세부 사항에 대한 집중력 문제 해결 능력 팀워크

🎓 자격 요건

학력

교육 이력 미기재

경력

DOC 내 관련 직무에서 영구 고용 경험이 있음 (구체적 연수 미기재)

⭐ 이상적인 지원자

이상적인 후보자는 정부 환경에서 강력한 행정 경험이 있으며, 멀티태스킹 능력, 세부 사항에 대한 집중력, 효과적인 소통 능력을 갖추고 있어야 합니다. Microsoft Office Suite와 스케줄링 소프트웨어에 능숙해야 하며, 데이터베이스 관리와 정확한 기록 유지 능력이 중요합니다. 다양한 이해관계자의 요구를 적극적으로 지원할 수 있는 유연성도 필요합니다.

💬 면접 준비

중요한 행정 업무를 동시에 관리하면서 정확성과 적시성을 유지한 경험이 있나요?

복잡한 업무를 효율적으로 우선순위를 정하고 처리하는 능력 평가

구체적인 사례를 통해 조직 전략과 성과를 설명하세요.

중요 회의 일정과 충돌 시 어떻게 대처하시겠습니까?

문제 해결 능력과 일정 조정 능력 평가

우선순위 설정, 이해관계자와의 소통, 필요한 준비를 체계적으로 설명하세요.

정확한 기록 및 데이터베이스 유지 경험은 어떻게 되나요?

정부 데이터베이스 관리 기술과 경험 확인

데이터베이스 시스템 구현 경험, 데이터 프라이버시 준수 사례, 정기적인 데이터 감사 사례를 구체적으로 설명하세요.

💡 지원 팁

Microsoft Office Suite 애플리케이션 사용 경험을 강조하고, 구체적인 프로젝트나 역할에서의 활용 사례를 포함하세요.
성과를 수치로 정량화하여 언급하세요 (예: 매주 100건 이상의 이메일 처리, 문서 처리 시간 30% 개선).
행정 업무, 문서 관리, 데이터베이스 유지보수, 교육 지원, 내부/외부 의사소통 등 관련 키워드를 이력서에 포함하세요.
행정 업무를 명확하게 강조하고, 조직 능력과 세부 사항에 대한 집중력을 보여준 역할에 초점을 맞추세요.
커버 레터에는 정부 운영의 미묘함 이해, 공공 서비스에 대한 헌신, 그리고 이 직위 요구사항과의 부합성을 설명하세요.

🚀 커리어 전망

이 직위는 사무 어시스턴트 상급자, 정보 기술 지원 전문가로의 전환, 또는 사무실 매니저나 행정 조정자와 같은 관리자 직위로의 진급 기회를 제공합니다. 연방 부처나 기관 간 역할로의 진급을 위한 기반도 마련됩니다.

AI 분석 제공: SeattleKR

원본 채용 공고

Description 내부 이동 기회에 대한 자세한 설명은 인사팀에 문의 부탁드립니다.

WFSE Article 4.7 Internal Transfer Opportunity 워싱턴 주 공무원 연맹(WFSE) 제4조 7항에 따른 내부 이동 기회 안내입니다.

Office Assistant 3 - Reentry - Position #BG13 재입소 부서 - 사무보조 3급 - 직위 번호 #BG13
Reentry Division 재입소 부서

Tacoma, WA 타코마, 워싱턴 주

The Department of Corrections (DOC) has a full-time permanent, Office Assistant 3 opening available within the Reentry Division. 재입소 부서 내에서 교정부(DOC)는 재입소 부서에서 전일제 정규직 사무보조 3급 직위를 개설하였습니다. Position #BG13 is located at Tacoma Reentry Center in Tacoma, WA. 직위 번호 #BG13는 타코마 재입소 센터에 위치하고 있으며, 타코마, 워싱턴 주에 있습니다. Hours of work for this position are 8:00 a.m. - 5:00 p.m., Monday - Friday. 이 직위의 근무 시간은 월요일부터 금요일까지 오전 8시부터 오후 5시까지입니다. Work hours are determined by unit needs and are at the discretion of the unit supervisor. If you are currently working an alternate work schedule, please be aware that this position may not be able to honor that schedule. For questions, please contact the Human Resource Office. 근무 시간은 부서의 필요에 따라 결정되며, 부서장의 판단에 따라 조정됩니다. 현재 대체 근무 일정을 수행 중이라면, 이 직위가 해당 일정을 인정하지 않을 수 있다는 점을 유의해 주세요. 문의 사항은 인사팀으로 연락 부탁드립니다.

In accordance with Article 4.7 of the Washington Federation of State Employees (WFSE) 2025-27 Collective Bargaining Agreement (CBA), this job opening is available to internal transfer candidates ONLY. 워싱턴 주 공무원 연맹(WFSE)의 2025-27 단체협약에 따라, 이 직위는 내부 이동 후보자에게만 개방됩니다.

You are requesting a transfer under Article 4.7 of the WFSE CBA. WFSE 단체협약 제4조 7항에 따른 이동을 요청하고 계십니다.
You are a permanent DOC employee. 교정부(DOC)의 정규직 직원이십니다.
You currently hold permanent status in the class being recruited for in this job posting. 현재 이 채용 공고에서 모집 중인 직위에서 정규직 지위를 유지하고 계십니다.
You are currently in a position represented by WFSE. 현재 WFSE가 대표하는 직위에 근무하고 계십니다.

How to Apply: 지원 방법:
If you meet the criteria outlined above and are interested in transferring to this position, please submit a request to 위에서 언급된 기준을 충족하고 이 직위로 이동에 관심이 있으시다면, 다음 이메일로 요청을 제출해 주세요. docreentryhrsupport@doc1.wa.gov docreentryhrsupport@doc1.wa.gov : Please reference the position number(s) 지원서에 직위 번호를 명시해 주세요. and include the following information in your request: 그리고 요청서에 다음 정보를 포함시켜 주세요: * 귀하의 개인 정보 (이름, 직위, 부서 등) * 이동을 원하는 구체적인 이유와 배경 * 귀하의 경력과 역량이 해당 직위에 어떻게 부합하는지 설명 * 기타 관련 정보

성명
인력번호
현재 직위 및 근무 부서

CBA에 따라:
만약 제4조의7에 따른 이동을 요청하셨으나 제안을 거절하셨다면, 12개월 동안 제4조의7에 따른 이동을 다시 요청하실 수 없습니다.
제4조의7에 따른 이동을 수락하신 경우에는 해당 조항에 따른 추가 이동을 요청하실 수 없으며, 이는 24개월 동안 적용됩니다.
이 기회에 대한 자세한 내용이나 문의 사항이 있으시면, raven.richman@doc1.wa.gov로 이메일을 보내주시거나 360-515-2470으로 연락주시기 바랍니다.

SeattleKR Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

The Office Assistant 3 (OA3) within the Reentry Division at Tacoma Reentry Center supports administrative tasks and operations under the Department of Corrections (DOC), providing essential clerical and organizational assistance to facilitate smooth operations.

📋 Key Responsibilities

Provide administrative support including document management and processing.
Assist with scheduling, coordinating meetings, and maintaining calendars.
Handle correspondence and communication with internal and external stakeholders.
Maintain accurate records and databases relevant to office operations.
Support training and onboarding activities for new hires.
Ensure compliance with departmental policies and procedures.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) Email Management Systems Database Management Basic Data Entry Scheduling Software (e.g., Calendars in Outlook)

Soft Skills

Communication Organization Attention to Detail Problem Solving Team Collaboration

🎓 Qualifications

Experience

Permanent status in a relevant position within DOC (specific years not detailed)

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate is someone with robust administrative experience, particularly in government settings, who excels in multitasking, detail orientation, and effective communication. Proficiency in Microsoft Office Suite and scheduling software is essential, complemented by a strong ability to manage databases and maintain organized records. This individual should also demonstrate adaptability and a proactive approach to supporting diverse stakeholder needs.

💬 Interview Preparation

Tell me about a time when you managed multiple high-priority administrative tasks simultaneously, ensuring accuracy and timeliness.

They want to assess your ability to prioritize and handle complex administrative duties efficiently under pressure.

Provide a specific scenario where you managed conflicting schedules or urgent document processing, highlighting your organizational strategies and outcomes achieved.

How would you handle a situation where an important meeting conflicts with scheduled appointments?

This tests your problem-solving skills and ability to navigate logistical challenges effectively.

Describe a systematic approach you would take, such as rescheduling less critical meetings, communicating proactively with stakeholders, and ensuring all necessary preparations are made ahead of time.

What experience do you have with maintaining accurate records and databases, particularly in a government context?

They need to verify your technical skills and experience specifically relevant to government database management.

Share concrete examples from previous roles, such as implementing or updating a government database system, ensuring compliance with data privacy regulations, and improving data accuracy through regular audits.

💡 Application Tips

Highlight your experience with **Microsoft Office Suite applications** (Word, Excel, Outlook) and **scheduling software** such as Outlook Calendar in your resume, emphasizing specific projects or roles where these skills were crucial.
Quantify your achievements by including metrics like 'managed over 100 email correspondence efficiently per week' or 'improved document processing time by 30%'.
Include keywords like **'administrative support', 'document management', 'database maintenance', 'training support', 'internal/external correspondence'** to align with government job descriptions.
Customize your resume to clearly showcase your administrative duties, focusing on roles where you demonstrated organizational skills and attention to detail in a similar environment.
In your cover letter, emphasize your understanding of government operational nuances, your commitment to public service, and how your background aligns with the WFSE 4.7 TRANSFER role requirements.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Senior Office Assistant, transitioning into specialized roles like Information Technology Support Specialist, or progressing into managerial roles like Office Manager or Administrative Coordinator within the agency. Further, experience gained here can pave the way for higher-level positions within federal departments or even interagency roles.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

WFSE Article 4.7 Internal Transfer Opportunity

Office Assistant 3 - Reentry - Position #BG13
Reentry Division

Tacoma, WA

The Department of Corrections (DOC) has a full-time permanent, Office Assistant 3 opening available within the Reentry Division. Position #BG13 is located at Tacoma Reentry Center in Tacoma, WA. Hours of work for this position are 8:00 a.m. - 5:00 p.m., Monday - Friday. Work hours are determined by unit needs and are at the discretion of the unit supervisor. If you are currently working an alternate work schedule, please be aware that this position may not be able to honor that schedule. For questions, please contact the Human Resource Office.

In accordance with Article 4.7 of the Washington Federation of State Employees (WFSE) 2025-27 Collective Bargaining Agreement (CBA), this job opening is available to internal transfer candidates ONLY. Employees who meet the following criteria may apply:

You are requesting a transfer under Article 4.7 of the WFSE CBA.
You are a permanent DOC employee.
You currently hold permanent status in the class being recruited for in this job posting.
You are currently in a position represented by WFSE.

How to Apply:
If you meet the criteria outlined above and are interested in transferring to this position, please submit a request to docreentryhrsupport@doc1.wa.gov : Please reference the position number(s) and include the following information in your request:

Full name
Personnel number
Current job title and work unit

Note, per the CBA:
If you requested transfer under Article 4.7 and you refused the offer, you cannot request another Article 4.7 transfer for 12 months.
If you have accepted a transfer under Article 4.7 you are not eligible to request another transfer under this Article for 24 months.
For more information or questions about this opportunity, please email raven.richman@doc1.wa.gov or give us a call at 360-515-2470.

접수기간/방법

7일 09:30:37

시작일 5/27/2026 (수)

마감일 5/29/2026 (금)

11:59 PM 마감

홈페이지 지원

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