OFFICE ASSISTANT 3 - Longview Unit 379 (WFSE Internal Transfer Only)

고용형태: Agency Internal Transfer - Permanent

시애틀KR 직업 분석

💡 스마트 요약

읽는 시간: 2 분 ▼

📄 직무 개요

롱뷰 유닛 379의 행정지원 3 직위는 워싱턴 주의 롱뷰 지역 커뮤니티 교정 부서의 행정 업무를 지원하며, 전일제 근무 체제 하에 다양한 사무 지원 업무를 통해 운영 효율성을 높입니다.

📋 주요 업무

행정 지원 업무 수행: 일정 조정, 서신 관리, 문서 작성 등
정확한 기록 및 데이터베이스 유지 관리 지원
파일링, 재고 관리, 사무용품 관리 등 클리케리 업무 지원
내부 및 외부 이해 관계자와 원활한 소통을 통한 운영 흐름 원활화
회의 조정 및 이벤트 또는 위원회 준비 자료 지원

🛠 필요 역량

기술 스킬

Microsoft Office Suite (워드, 엑셀, 아웃룩) 데이터베이스 관리 스케줄링 소프트웨어 (예: 구글 캘린더, 아웃룩 캘린더) 재고 관리 시스템 기본 파일링 시스템

소프트 스킬

소통 능력 인간관계 능력 세부 사항에 대한 주의력 시간 관리 문제 해결 능력

🎓 자격 요건

학력

지원 자격에 따라 다름

경력

유사 역할 경험 필수, 특히 정부 행정 분야 경험 중요

⭐ 이상적인 지원자

정부 환경에서 행정 지원 역할에 풍부한 경험이 있는 후보자로, 특히 Microsoft Office Suite와 데이터베이스 관리 시스템에 능숙해야 합니다. 강력한 대인 관계 능력과 내부 팀 및 외부 이해 관계자와의 효과적인 소통 경험이 있어야 원활한 운영 흐름을 보장할 수 있습니다. 세부 사항에 대한 주의와 신뢰성이 중요합니다.

💬 면접 준비

정부 부서 내 여러 이해 관계자의 일정을 조정한 경험이 있다면, 원활한 진행을 위해 어떻게 했는지 설명해 주세요.

조직 능력과 복잡한 일정 조정 능력을 평가하기 위함입니다.

스케줄링 소프트웨어를 효과적으로 활용해 회의를 조율하고, 사전에 모든 관련자와 적극적으로 소통하여 방해 요소를 최소화한 경험을 설명하세요.

긴급 요청이 기존 일정과 충돌할 경우 어떻게 대처하시겠습니까? 중요한 문서를 즉시 준비해야 하는 상황에서는 어떻게 하시겠습니까?

고압 상황에서 우선순위 설정 능력과 효과적인 대처 능력을 평가하기 위함입니다.

적절한 위임, 우선순위 설정 방법, 그리고 관련 당사자들에게 적시에 소통하는 단계별 접근 방식을 설명하세요.

정부 환경에서 정확한 기록과 데이터베이스 관리 경험은 어떻게 되나요?

민감한 정부 데이터를 다루는 기술과 경험을 검증하기 위함입니다.

정확한 데이터 유지와 보안 프로토콜 구현 등 특정 프로젝트나 역할에서의 데이터베이스 관리 경험을 상세히 설명하세요.

💡 지원 팁

정부 행정 역할 내에서의 경험을 강조하고, 특히 WFSE 내부 프로세스와 시스템에 초점을 맞추세요.
행정 업무 성과를 측정 가능한 지표로 정량화하세요. 예를 들어, 행정 지연 시간을 20% 감소시키거나 파일 정확도를 15% 향상시킨 사례를 포함하세요.
이력서와 자기소개서에 'WFSE 내부 이동', 'Microsoft Office Suite 숙달도', '데이터베이스 관리', '재고 관리' 등의 키워드를 포함하세요.
정부 운영 관련 일정 조정, 서신 관리, 기록 유지 업무 경험을 이력서에 반영하세요.
자기소개서에서는 WFSE의 사명과 행정적 도전에 대한 적극적인 접근 방식을 강조하세요.

🚀 커리어 전망

이 직위는 행정 지원 전문가로서 다양한 경력 발전 경로를 제공합니다. Senior Office Assistant로의 진급, 행정 서비스 내 감독 역할로의 전환, 인사나 재무 행정 분야의 전문성 강화 등이 가능합니다. 더 나아가 여러 부서를 관리하는 매니저 직위나 고도의 정부 프로세스 및 IT 시스템 지식이 요구되는 특수 행정 역할로 성장할 수 있습니다.

AI 분석 제공: SeattleKR

원본 채용 공고

Description

WFSE Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 Internal Transfer Opportunity

Office Assistant 3 (OA3) - Position MN52

Longview Unit 379 – Longview, WA

The Community Corrections Division has a permanent, full-time Office Assistant 3 (OA3) opening available. This position, MN52, is within Longview Unit 379 which is located in Longview, WA.

The work schedule for this position is Monday through Friday, 8:00 am to 5:00 pm. Work hours are determined by unit needs and are at the discretion of the unit supervisor. If you are currently working an alternate work schedule, please be aware that this position may not be able to honor that schedule. For questions, please contact the Human Resource Office.

Qualifications

In accordance with WFSE Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 of the Washington Federation of State Employees (WFSE) 2025-2027 Collective Bargaining Agreement (CBA), this job opening is available to internal transfer candidates ONLY.

Employees who meet the following criteria may apply:

You are requesting a transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 of the WFSE CBA.
You are a permanent DOC employee.
You currently hold permanent status in the job class being recruited for in this job posting.
You are currently in a position represented by WFSE.

Supplemental Information

How to Apply:

If you meet the criteria outlined above and are interested in transferring to this position, please submit a request to: docswtransferrequest@doc1.wa.gov. Please reference the position number and include the following information in your request:

Full name

Personnel number

Current job title and work unit

Note, per the CBA:

If you requested transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 and you refused the offer, you cannot request another Article 4.7 transfer for 12 months.
If you have accepted a transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 you are not eligible to request another transfer under this Article for 24 months.

For more information or questions about this opportunity, please email docswtransferrequest@doc1.wa.gov.

SeattleKR Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

The Office Assistant 3 position within Longview Unit 379 supports administrative tasks for the Community Corrections Division in Longview, WA, under a full-time schedule, aiding in operational efficiency through various office support duties.

📋 Key Responsibilities

Provide administrative support including scheduling, correspondence management, and document preparation.
Assist in maintaining accurate records and databases relevant to unit operations.
Support staff with clerical tasks such as filing, inventory management, and office supply organization.
Communicate effectively with internal and external stakeholders to ensure smooth operational workflows.
Assist in coordinating meetings and preparing necessary materials for events or committees.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) Database Management Scheduling Software (e.g., Google Calendar, Outlook Calendar) Inventory Management Systems Basic Filing Systems

Soft Skills

Communication Interpersonal Skills Attention to Detail Time Management Problem Solving

🎓 Qualifications

Experience

Varies by candidate qualifications but typically requires relevant experience in similar roles

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate for this role is a highly organized individual with extensive experience in administrative support roles within government settings, particularly adept at using Microsoft Office Suite and database management systems. Strong interpersonal skills and a proven track record of effective communication with both internal teams and external stakeholders make them well-suited for ensuring smooth operational workflows. Attention to detail and reliability are paramount in maintaining accurate records and managing inventory efficiently.

💬 Interview Preparation

Tell me about a time when you managed conflicting schedules for multiple stakeholders within a government unit. How did you ensure everything ran smoothly?

They want to assess your organizational skills and ability to handle complex scheduling tasks efficiently.

Provide a specific example where you used scheduling software effectively to coordinate meetings and communicated proactively with all parties involved to minimize disruptions.

How would you handle an urgent request that conflicts with your existing commitments, such as a critical document needing immediate preparation?

This tests your prioritization skills and ability to manage high-pressure situations effectively.

Describe your step-by-step approach, including delegation where appropriate, prioritization techniques, and ensuring timely communication with all relevant parties.

What experience do you have with maintaining accurate records and databases in a government environment?

They need to verify your technical skills and experience in handling sensitive government data.

Detail specific projects or roles where you managed databases, ensured data integrity, and implemented security protocols to protect sensitive information.

💡 Application Tips

Highlight your experience specifically within government administrative roles, emphasizing WFSE (Washington Family Support Employees) internal processes and systems.
Quantify your achievements with metrics, such as reducing administrative backlog times by 20% or improving filing accuracy rates by 15%.
Include keywords like 'WFSE internal transfer', 'Microsoft Office Suite proficiency', 'database management', and 'inventory control' throughout your resume and cover letter.
Customize your resume to reflect your experience in scheduling, correspondence management, and record-keeping relevant to government operations.
In your cover letter, emphasize your alignment with the WFSE mission and your proactive approach to administrative challenges.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Senior Office Assistant, transitioning into supervisory roles within administrative services, or specializing in specific departmental functions like human resources or finance administration. Further progression might include managerial positions overseeing multiple units or specialized administrative roles requiring higher levels of expertise in governmental processes and IT systems.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

WFSE Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 Internal Transfer Opportunity

Office Assistant 3 (OA3) - Position MN52

Longview Unit 379 – Longview, WA

The Community Corrections Division has a permanent, full-time Office Assistant 3 (OA3) opening available. This position, MN52, is within Longview Unit 379 which is located in Longview, WA.

Qualifications

Employees who meet the following criteria may apply:

You are requesting a transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 of the WFSE CBA.
You are a permanent DOC employee.
You currently hold permanent status in the job class being recruited for in this job posting.
You are currently in a position represented by WFSE.

Supplemental Information

How to Apply:

Full name

Personnel number

Current job title and work unit

Note, per the CBA:

If you requested transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 and you refused the offer, you cannot request another Article 4.7 transfer for 12 months.
If you have accepted a transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 you are not eligible to request another transfer under this Article for 24 months.

For more information or questions about this opportunity, please email docswtransferrequest@doc1.wa.gov.

접수기간/방법

7일 09:30:37

시작일 4/22/2026 (수)

마감일 4/24/2026 (금)

11:59 PM 마감

홈페이지 지원

홈페이지 지원 클릭수: 4