시애틀KR 직업 분석
허가, 기획 및 예산 부서(PP&B) 행정 비서 3
Key Skills and Qualifications
Technical Skills
Soft Skills
No specific soft skills mentioned in the job description.
Qualifications
Physical Requirements
No specific physical requirements mentioned in the job description.
Sample Interview Questions and Answers
Question 1: Develop a process for updating administrative processes in the Admin Desk Manual, the Reception Desk Manual, NWP Purchasing Desk Manual, and the Administrative Assistant - 3 Desk Manual.
Question 2: You are responsible for scheduling internal and external meetings, prioritizing meeting requests, and rescheduling lower-priority meetings as necessary. How would you manage competing demands on a busy supervisor's schedule?
Question 3: A section staff member requests travel arrangements and documentation for an upcoming trip, but the traveler's passport is set to expire in six weeks. What steps would you take to ensure timely completion of necessary documents?
원본 채용 공고
묘사
워싱턴을 깨끗하고 상록적으로 유지하기
생태학과는 다음과 같은 직원을 고용하고 있습니다 허가, 기획 및 예산 부서(PP&B) 행정 비서 3 내부에서 핵폐기물 프로그램.
위치:
- 리치랜드 현장 사무소 리치랜드, 워싱턴주.
- 고용 시, 근무역에서 통근 가능한 거리 내에 거주해야 합니다.
일정:
- 이 직책은 재택근무 및 유연한 일정 옵션에 적합합니다.
- 사무실에서는 일주일에 최소 이틀이 필요합니다.
- 일정은 직책 요구에 따라 달라지며 변경될 수 있습니다.
신청 일정:
- 2025년 4월 13일까지 신청
- 이 직책은 충원될 때까지 공석으로 남아 있습니다. 기관은 지원 심사가 시작된 후 언제든지 채용할 수 있는 권리를 보유합니다. 2025년 4월 13일 이후에 접수된 지원서는 고려되지 않을 수 있습니다.
의무
이 직책에서 귀하는 허가, 계획 및 예산(PPB) 부서의 관리자와 해당 부서의 약 9명의 전문 및 기술 직원으로 근무하게 됩니다. 이 업무는 내부 및 기타 기관 사무실, 파트너, 기타 주 및 연방 기관 및 일반 대중과의 상호작용을 필요로 합니다. 또한 프로그램 관리자의 보조(PMA)의 주요 백업 역할을 하며, NWP 행정 지원팀(AST)에 감독 및 리더십을 제공하는 등 PMA에 할당된 일부 행정 주도 업무를 수행하도록 위임받게 됩니다.
당신이 할 일:
- 관리 데스크 매뉴얼, 접수 데스크 매뉴얼, NWP 구매 데스크 매뉴얼, 그리고 관리 어시스턴트 - 3 데스크 매뉴얼에서 관리 프로세스를 개발, 업데이트 및 구현합니다.
- 관리 직원에게 기술 및 NWP 관리 데스크 매뉴얼 및 접수 데스크 매뉴얼 준수와 관련된 교육과 코칭을 제공합니다.
- 수신 커버리지 캘린더 유지 – Tier 1 및 Tier 2 분기별 일정에 대한 반복적인 공지를 보냅니다. 예약을 검토하고 확인하며, 필요에 따라 추가 커버리지를 예약합니다. 필요에 따라 관리자 및 상사와 함께 프로세스 또는 커버리지 관련 문제를 해결하려면 PMA에 문의하세요.
- 접수원을 포함한 다른 행정 직원들에게 백업 커버리지와 지원을 제공하세요.
- PPB가 캘린더를 최신 상태로 유지할 수 있도록 지원합니다. 회의 요청의 우선순위를 정하고, 내부 및 외부 회의를 예약하며, 필요에 따라 우선순위가 낮은 회의를 다시 예약하고, 상사와 직원의 시간을 할애합니다.
- PPB 부서 직원에게 비서 지원을 제공합니다. 서비스에는 회의 일정 잡기, 의제 준비, 메모 작성, 회의록 작성 등이 포함됩니다. 직원들의 캘린더에 대해 잘 알고 있어야 합니다.
- 여행 일정 및 문서를 조정합니다. 여행 경비 바우처를 준비하고 경로를 지정합니다. 여행-훈련 추적 로그를 사용하여 구간 여행 경비를 추적하고 보고서를 제공합니다.
자격 요건들
경험 계산 방법에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하세요 채용 웹사이트.
필수 자격:
아래에 설명된 바와 같이 총 4년간의 경험 및/또는 교육:
- 경험: 사무직, 비서직, 부기, 회계 또는 일반 행정 사무 업무 경험에서.
- 교육: 고등학교 졸업장 또는 검정고시 또는 대학 학점은 경영학, 공공 행정 또는 밀접하게 관련된 분야의 학위를 의미합니다.
자격을 갖추는 방법의 예:
- 4년간의 경력.
- 3년간의 경력과 30-59학기 또는 45-89분기 대학 학점.
- 2년간의 경력과 60-89학기 또는 90-134분기 대학 학점(협회 학위).
- 1년간의 경력과 90-119 학기 또는 135-179 학기 학점.
- 경력 0년, 학사 학위 이상.
특별 요건/고용 조건:
- 핸포드 사이트에 액세스하기 위해 배지를 획득하고 유지하려면 미국 에너지부의 요구 사항을 충족해야 합니다.
원하는 자격:
- 사무기기(예: 개인용 컴퓨터, 복사기, 프린터) 사용 기술.
- Microsoft Word에 대한 숙련도와 다른 MS Office 프로그램, 특히 Outlook과 Excel에 대한 경험.
- 생태학적 형식, 문법, 구두점 및 일반 대화 표준을 충족하도록 문서를 형식화하고 편집할 수 있는 기능.
- 관리자와 여러 직원에게 행정 지원을 제공하는 사무실에서 1년간 근무한 경력.
이 역할에 대해 기대가 크지만 직무 설명의 모든 자격 요건과 자신의 경험이 완벽하게 일치하는지 확신이 서지 않는다면, 신청하시기를 권장합니다. 연구에 따르면 여성과 유색인종은 모든 자격 요건을 충족하지 않는 한 취업에 지원할 가능성이 낮다는 사실이 밝혀졌습니다. 생태학과에서는 소속감을 중심으로 다양하고 진정성 있는 직장을 구축하는 데 전념하고 있습니다. 여러분은 이 역할이나 다른 역할에 필요한 후보자일 수도 있습니다.
보충 정보
생태학은 다음을 사용하지 않습니다 전자 검증 시스템; 따라서, 저희는 STEM 선택 실습 교육(OPT)을 연장할 자격이 없습니다. 자세한 내용은 다음을 참조하시기 바랍니다 www.uscis.gov.
신청 절차
생태학은 다양한 지원자를 찾습니다: 인종, 민족, 계층, 연령, 종교, 성적 지향, 성 정체성, 이민 상태, 군대 배경, 언어, 교육, 생활 경험, 신체 장애, 신경 다양성, 교차 정체성 등 다양성, 형평성, 포용성, 존중을 넓은 관점에서 바라봅니다. 모든 배경을 가진 자격을 갖춘 구직자는 지원할 것을 권장합니다.
신청 방법
이 페이지 상단의 "신청"을 클릭합니다. 전체 작업 기록과 모든 추가 질문에 대한 답변을 포함한 전체 신청서를 작성하고 첨부합니다:
- 이 직책에 대한 관심과 자격을 설명하는 자기소개서
- 이력서
귀하께서 제공해 주신 정보를 바탕으로 선택한 것이므로, 신청서를 철저히 작성하는 것이 최선의 선택입니다. 이력서는 지원서의 "업무 경험" 섹션을 대체하거나 그 반대의 경우에도 마찬가지입니다. 빈 필드가 있는 지원서나 "이력서 참조"와 같은 추가 질문 응답은 불완전한 것으로 간주될 수 있습니다.
자세한 신청 정보는 저희 웹사이트를 방문해 주세요 채용 웹사이트.
애플리케이션 증명: 신청서를 제출함으로써 귀하는 신청서와 모든 첨부 파일에 포함된 정보가 완전하고 진실하다는 것을 확인하게 됩니다. 국가는 이 정보를 확인할 수 있으며, 거짓 또는 오해의 소지가 있는 답변은 귀하의 신청서를 거부하거나 기각할 수 있습니다.
숙소가 필요하신가요?
지원 및/또는 심사 과정에서 합리적인 숙소가 필요한 경우, 이 채용 공고를 대체 형식으로 포함합니다:
- 다음 주소로 문의해 주세요 360-407-6186 or [email protected]
- 청각 장애가 있거나 귀가 들리지 않는 경우 워싱턴 릴레이 서비스를 통해 711 또는 1-800-833-6384로 전화할 수 있습니다.
질문이 있나요?
- 직책 위치 옵션, 일정 또는 업무에 관한 구체적인 질문은 다음과 같습니다 에드워드 홀브룩 at [email protected]
- 이 일자리에 지원하기 위해 도움이 필요하거나 지원 현황에 대해 문의하거나 전체 직책 설명을 요청하거나 기타 질문이 있으시면 다음 주소로 채용팀에 문의해 주세요 [email protected]
핵폐기물 정보 프로그램.
핵폐기물 프로그램(NWP)의 임무는 미국 에너지부의 핸포드 부지를 효과적이고 효율적으로 정화하고, 워싱턴의 혼합 위험 폐기물의 건전한 관리를 보장하며, 핸포드 부지와 인접한 주의 대기, 물, 토지를 보호하는 것입니다.
생태학과 정보
워싱턴 주의 환경 보호 기관으로서 우리는 현재와 미래 세대를 위해 워싱턴의 환경을 보호, 보존, 개선하는 데 깊이 헌신하고 있습니다. 에코시스템에 합류한다는 것은 강력한 경제와 조화를 이루며 건강한 토지, 대기, 물, 기후를 보호하고 유지하는 데 전념하는 팀의 일원이 된다는 것을 의미합니다. 에코시스템즈에서 공공 서비스 분야로 경력을 쌓으면 주에서 직면한 가장 어려운 문제를 해결하는 동시에 건강과 재정적 안정을 최우선 과제로 삼을 수 있습니다. 우리는 미국에서 가장 경쟁력 있는 복리후생 패키지 중 하나와 삶/업무 균형에 대한 강한 헌신을 결합합니다. 우리는 창의적인 리더십, 효과적인 자원 관리, 팀워크, 전문성 및 책임성을 장려하는 근무 환경을 조성하고 지속하기 위해 직원들에게 투자합니다.
다양성, 형평성, 포용성, 존중(DEIR) 생태학의 핵심 가치입니다. 우리는 진정한 정체성을 공유하고 개인의 전문적 목표를 발전시키며 현재와 미래 세대를 위한 환경을 보호, 보존 및 개선하기 위해 협력하는 일터가 되기 위해 노력합니다.
우리는 DEIR이 목표이자 행동입니다. 우리는 함께한 인류애를 존중하고 각자의 목소리를 듣고, 보고, 가치를 인정받는 비전에 대한 헌신을 보여주기 위한 여정을 걷고 있습니다.
생태 직원은 다음과 같은 자격을 가질 수 있습니다: 직원 및 부양가족을 위한 의료/치과/비전, 공무원 퇴직 제도 (PERS), 휴가, 병가 및 기타 휴가*, 연간 11개의 유급 휴가*, 공공 서비스 대출 용서, 등록금 면제, 장기 장애 & 생명 보험, 이연 보상 프로그램, 부양가족 돌봄 지원 프로그램(DCAP), 유연한 지출 계획(FSA), 직원 지원 프로그램, 출퇴근 시간 단축 인센티브 (PDF 리더 다운로드), 복합 펀드 드라이브, 스마트헬스 *자세한 내용은 여기를 클릭하세요
생태학에 대해 더 알고 싶으시면, 저희 웹사이트를 방문해 주세요 웹사이트,탐구하다 생태학에서 일하기, 저희를 확인해 보세요 전략 계획, 그리고 저희와 연결해 주세요 LinkedIn, 페이스북, 인스타그램, 유튜브, 또는 우리의 블로그.
기회 균등 고용주: 워싱턴 주 생태학부는 동등한 기회를 제공하는 고용주입니다. 우리는 문화적, 인종적, 민족적, 성적 지향 및 성 정체성 다양성을 포함하고 존중하는 근무 환경을 조성하기 위해 노력합니다. 여성, 인종 및 소수 민족, 장애인, 40세 이상의 사람, 재향군인, 군인 배우자 또는 군인 신분을 가진 사람, 그리고 모든 성적 지향 및 성 정체성을 가진 사람들은 지원할 것을 권장합니다.
단체 교섭: 이것은 워싱턴 주 직원 연맹(WFSE)이 독점 대표로 있는 교섭 단위에서 다루는 직책입니다.
참고: 이 채용은 기관 전체에서 동일한 직무 분류의 다른 직책을 채우는 데 사용될 수 있습니다. 채용 공고의 모든 직책이 채워지면, 채용은 향후 60일 동안만 추가로 공석이 있는 직책을 채우는 데 사용될 수 있습니다.
#LI-하이브리드
SeattleKR Job Analysis
Permitting, Planning, and Budget Section (PP&B) Administrative Assistant 3
Key Skills and Qualifications
Technical Skills
Soft Skills
No specific soft skills mentioned in the job description.
Qualifications
Physical Requirements
No specific physical requirements mentioned in the job description.
Sample Interview Questions and Answers
Question 1: Develop a process for updating administrative processes in the Admin Desk Manual, the Reception Desk Manual, NWP Purchasing Desk Manual, and the Administrative Assistant - 3 Desk Manual.
Question 2: You are responsible for scheduling internal and external meetings, prioritizing meeting requests, and rescheduling lower-priority meetings as necessary. How would you manage competing demands on a busy supervisor's schedule?
Question 3: A section staff member requests travel arrangements and documentation for an upcoming trip, but the traveler's passport is set to expire in six weeks. What steps would you take to ensure timely completion of necessary documents?
Original Job Description
Description
Keeping Washington Clean and Evergreen
The Department of Ecology is hiring a Permitting, Planning, and Budget Section (PP&B) Administrative Assistant 3 within the Nuclear Waste Program.
Location:
- Richland Field Office in Richland, WA.
- Upon hire, you must live within a commutable distance from the duty station.
Schedule:
- This position is eligible for telework and flexible schedule options.
- A minimum of two days per week is required in the office.
- Schedules are dependent upon position needs and are subject to change.
Application Timeline:
- Apply by April 13, 2025
- This position will remain open until filled. The agency reserves the right to make a hire at any time after application review begins. Applications received after April 13, 2025, may not be considered.
Duties
In this position, you will serve as the administrative assistant to the Permitting, Planning, and Budget (PPB) section manager and approximately 9 professional and technical staff in the section. The work requires interacting with staff internally and in other agency offices, partners, other state and federal agencies, and the general public. You will also serve as a primary backup to the program manager’s assistant (PMA) and be delegated to perform some administrative lead tasks assigned to the PMA, which includes providing oversight and leadership to the NWP Administrative Support Team (AST).
What you will do:
- Develop, update, and implement administrative processes in the Admin Desk Manual, the Reception Desk Manual, NWP Purchasing Desk Manual, and the Administrative Assistant - 3 Desk Manual.
- Provide training and coaching to admin staff related to skills and adherence to the NWP Administrative Desk Manual and Reception Desk Manual.
- Maintain the Reception Coverage Calendar – Send recurring notices for Tier 1 & Tier 2 quarterly schedule. Review and confirm appointments, schedule additional coverage as needed. Refer any process or coverage concerns to the PMA to address with the admin and their supervisor as needed.
- Provide backup coverage and support to other administrative staff, including the receptionist.
- Assist PPB with keeping calendars up to date. Prioritize meeting requests, schedule internal and external meetings, reschedule lower priority meetings as necessary, and commit supervisors' and staff's time.
- Provide secretarial support to the PPB Section staff. Services include scheduling meetings, preparing agendas, taking notes, and transcribing minutes. Be knowledgeable of staff members' calendars.
- Coordinate travel arrangements and documentation. Prepare and route travel expense vouchers. Track section travel expenses using the Travel-Training Tracking Log and provide reports.
Qualifications
For detailed information on how we calculate experience, please visit our Recruitment website.
Required Qualifications:
A total of 4 years of experience and/or education as described below:
- Experience: in clerical, secretarial, bookkeeping, accounting, or general administrative office work experience.
- Education: A High School Diploma or GED or college credits towards a degree in business administration, public administration or closely allied field.
Examples of how to qualify:
- 4 years of experience.
- 3 years of experience AND 30-59 semester or 45-89 quarter college credits.
- 2 years of experience AND 60-89 semester or 90-134 quarter college credits (Associate’s degree).
- 1 years of experience AND 90-119 semester or 135-179 quarter college credits.
- 0 years of experience AND a Bachelor’s degree or above.
Special Requirements/Conditions of Employment:
- Must meet U.S. Department of Energy requirements to acquire and maintain a badge for access to the Hanford Site.
Desired Qualifications:
- Skill in the use of office equipment (e.g. personal computer, copier, printer).
- Proficiency in Microsoft Word and experience in other MS Office programs, particularly Outlook and Excel.
- Ability to format and edit documents to meet Ecology formatting, grammar, punctuation, and Plain Talk standards.
- One year of experience working in an office providing administrative support to manager and multiple staff.
If you are excited about this role but not sure if your experience aligns perfectly with every qualification in the job description, we encourage you to apply. Studies have shown that women and people of color are less likely to apply to jobs unless they meet every single qualification. At the Department of Ecology, we are dedicated to building a diverse and authentic workplace centered in belonging. You may just be the needed candidate for this or other roles.
Supplemental Information
Ecology does not use the E-Verify system; therefore, we are not eligible to extend STEM Optional Practical Training (OPT). For more information, please visit www.uscis.gov.
Application Process
Ecology seeks diverse applicants: We view diversity, equity, inclusion, and respect through a broad lens including race, ethnicity, class, age, religion, sexual orientation, gender identity, immigration status, military background, language, education, life experience, physical disability, neurodiversity, and intersectional identities. Qualified job seekers from all backgrounds are encouraged to apply.
How to Apply
Click “Apply” at the top of this page. Complete the entire application, including full work history and responses to all supplemental questions, and attach:
- Cover letter, describing your interest in and qualifications for this position
- Resume
Because we base our selection on the information you provide, it is in your best interest to complete the application thoroughly. A resume will not substitute for the “work experience” section of the application or vice versa. Applications with blank fields or supplemental question responses with comments such as “see resume” may be considered incomplete.
For detailed application information, please visit our Recruitment website.
Application Attestation: By submitting an application, you are affirming that the information contained in your application and on all attachments is complete and truthful. The state may verify this information, and any false or misleading answers may result in rejection of your application or dismissal if employed.
Need an Accommodation?
If you need reasonable accommodation during the application and/or screening process, including this job announcement in an alternate format:
- Please contact us at 360-407-6186 or [email protected]
- If you are deaf or hard of hearing, you may call through the Washington Relay Service by dialing 711 or 1-800-833-6384.
Questions?
- For specific questions about the position location options, schedule, or duties, please contact Edward Holbrook at [email protected]
- If you need assistance applying for this job, are inquiring about the status of your application, would like to request the full position description, or have any other questions, please contact the Recruitment Team at [email protected]
About the Nuclear Waste Program
The Nuclear Waste Program's (NWP) mission is to lead the effective and efficient cleanup of the U.S. Department of Energy's Hanford Site, ensure sound management of mixed hazardous wastes in Washington, and protect the state's air, water, and land at and adjacent to the Hanford Site.
About the Department of Ecology
As the State of Washington’s environmental protection agency, we are deeply committed to protecting, preserving, and enhancing Washington’s environment for current and future generations. Joining Ecology means becoming part of a team dedicated to protecting and sustaining healthy land, air, water, and climate in harmony with a strong economy. A career in public service at Ecology allows you to help solve some of the most challenging problems facing our state, while keeping your health and financial security a priority. We combine one of the most competitive benefits packages in the nation with a strong commitment to life/work balance. We invest in our employees to create and sustain a working environment that encourages creative leadership, effective resource management, teamwork, professionalism, and accountability.
Diversity, Equity, Inclusion, and Respect (DEIR) are core values central to Ecology's work. We strive to be a workplace where we are esteemed for sharing our authentic identities, while advancing our individual professional goals and collaborating to protect, preserve, and enhance the environment for current and future generations.
We believe that DEIR is both a goal and an action. We are on a journey, honoring our shared humanity and taking steps to demonstrate our commitment to a vision where each of us is heard, seen, and valued.
Ecology employees may be eligible for the following: Medical/Dental/Vision for employee & dependent(s), Public Employees Retirement System (PERS), Vacation, Sick, and other Leave*, 11 Paid Holidays per year*, Public Service Loan Forgiveness, Tuition Waiver, Long Term Disability & Life Insurance, Deferred Compensation Programs, Dependent Care Assistance Program (DCAP), Flexible Spending Arrangement (FSA), Employee Assistance Program, Commute Trip Reduction Incentives (Download PDF reader), Combined Fund Drive, SmartHealth *Click here for more information
To learn more about Ecology, please visit our website, explore Working at Ecology, check out our Strategic Plan, and connect with us on LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, or our blog.
Equal Opportunity Employer: The Washington State Department of Ecology is an equal opportunity employer. We strive to create a working environment that includes and respects cultural, racial, ethnic, sexual orientation and gender identity diversity. Women, racial and ethnic minorities, persons of disability, persons over 40 years of age, veterans, military spouses or people with military status, and people of all sexual orientations and gender identities are encouraged to apply.
Collective Bargaining: This is a position covered by a bargaining unit for which the Washington Federation of State Employees (WFSE) is the exclusive representative.
Note: This recruitment may be used to fill other positions of the same job classification across the agency. Once all the position(s) from the recruitment announcement are filled, the recruitment may only be used to fill additional open positions for the next sixty (60) days.
#LI-Hybrid