시애틀KR 직업 분석
💡 스마트 요약
원본 채용 공고
Description
Working Title Public Records Coordinator
Classification Forms & Records Analyst 3
Job Status Full-Time/Permanent
WDFW Program Director’s Office – Information Technology Services – Public Records Unit
Duty Station *오레일리아, 워싱턴 – 서튼 카운티*]
*이 직위는 원격 근무 옵션을 제공할 수 있으나, 성공적인 지원자는 필요에 따라 근무지로 출근할 수 있어야 합니다.*]
팀 WDFW의 일원이 되는 것에 대해 더 알아보세요 !사진 캡션 – 라쿤 목욕 시간 – 사진 제공: 조나단 하우튼
Photo Caption – Raccoon bath time – Photo Credit: Jonathan Howton
공공의 투명성을 통해 신뢰를 증진시키고, 시민들이 적시에 관련 정보에 접근할 수 있도록 하는 데 열정이 있으신가요? 이 역할을 통해 WDFW 기록, 전자 검색 및 회수 솔루션, 그리고 공공기록 면제에 대한 프로그램 수준의 전문 지식을 갖추세요.]
프로그램 및 지역 직원들과 협력하여 복잡한 공공기록 요청과 발견 과정에서 법적 위험을 완화하고 준수 효율성을 향상시키는 최적의 검색 방법을 개발하고 실행할 인재를 찾고 있습니다.]
We are seeking a candidate to work with program and regional staff to formulate and implement optimal search methods to mitigate legal risk and improve compliance efficiency for complex public records requests and discovery.
기대 사항
이 직위에서는 다양한 책임 중에서도 다음과 같은 업무를 수행하게 됩니다:
공공기록 요청을 위한 프로그램 전체 분석, 검색, 준수 관리
- 공공기록 요청을 위한 기관 표준화된 최상의 관행 구현
- 프로그램 공공기록 관리 담당자, 공공기록 분석가, 공공기록 담당자와 함께 공공 및 민간 시민으로부터 접수된 공공기록 요청을 수령하고 해석합니다.]
- 공공기록 요청 검토 중 위험 요소를 식별하고 프로그램 및 기관을 위해 이러한 위험을 최소화하기 위한 적절한 조치를 취합니다.]
- 프로그램 직원에게 공공기록 요청을 할당하고, 각 요청에 대해 적절한 시간을 배분하여 모든 공공기록 요청에 대한 일관된 진행 상황을 유지합니다.]
- 공공기록 요청의 진행 상황과 세부 사항을 추적하고 모니터링하여 직원들이 법적으로 요구되는 기한 내에 요청을 완료할 수 있도록 합니다.]
- 프로그램 직원으로부터 제공받은 기록의 관련성, 민감 정보, 일관성을 검토하고 직원이 수행한 검색의 품질을 평가합니다.]
- 공공에게 접근 가능한 형식으로 기록을 정리하고 변환하여 공개 기록 생산을 준비합니다.]
- 잠재 민감 정보 표시에 대한 면제를 위한 적색 처리를 분석하고 해석하며 관련 법규와 행정 규칙을 검토합니다.
- 공공기록 요청에 대해 시민과 직원을 최상으로 지원하기 위해 공공기록 담당 부서와 프로그램 직원 간의 연락 창구 역할을 수행합니다.
- 공공기록 관리자, 기관 공공기록 분석가, 관리자 및 프로그램 직원들과 협력하여 공공기록 요청을 관리합니다. 검색 및 보관인 목록을 구축하고 개선하여 법적 위험을 최소화하는 데 도움을 줍니다.
- 공공기록 요청의 언어를 해석하고 프로그램 직원들과 협력하여 기관 전체 또는 프로그램 전체 이메일 및 전자 기록 검색을 위한 검색 키워드를 결정합니다.
- 검색 도구에서 추출한 기록을 검토하고, 접근 가능한 형식으로 변환하며 민감 정보를 적색 처리하여 제공할 준비를 합니다.
기록 보존 및 폐기
- 프로그램 기록의 검토 및 보존 요구사항 평가 지원
- 주 기록 센터 또는 주 아카이브에 기록 이전을 위한 준비 지원: 관련 기록의 포장, 박스 내용물 목록 작성, 프로그램 아카이브 기록 목록 유지 관리 포함
근무 조건:
근무 환경: 근무 환경은 바쁜 사무실 환경입니다. 근무 시간 동안 공용 공간에서 다양한 활동 수준이 나타납니다. 장기간 서 있거나 앉아서 컴퓨터 작업을 수행해야 합니다. 정기적인 중단과 방해 요소에 대처할 수 있어야 합니다. 이 직위는 야생 동물 및 기타 현장 활동의 그래픽 사진에 노출됩니다.
일정: 이 직위는 일반적으로 월요일부터 금요일까지 오전 8시부터 오후 5시까지 근무하지만, 업무량에 따라 가끔 주말과 저녁 시간 근무가 필요할 수 있습니다. 짧은 통지 기간 내에 초과 근무가 요구될 수 있습니다.
여행 요구사항: 주 전체 여행이 필요할 수 있습니다.
고객 상호작용: 이 직위에서 성공하기 위해서는 우수한 고객 서비스가 필수적입니다. 시민과 WDFW 직원들과의 빈번한 상호작용이 요구됩니다.
자격 요건:
필수 자격 요건:
옵션 1: 전문 학사 학위 그리고 공공기록 요청 또는 발견 관련 1년 이상의 경험
옵션 2: 고등학교 졸업증 그리고 정부 기관에서 공공기록 요청 관리 관련 2년 이상의 경험
위의 옵션 외에도 다음 요건들이 필수적입니다:
경험:
- 최소 3년 이상의 검색 및 관리 경험마이크로소프트 소프트웨어 프로그램 내의 기록 관리, 워드, 엑셀, 파워포인트, 셰어포인트, 액세스 및 아웃룩을 포함합니다.
- 우수한 서면 및 구두 의사소통 능력을 갖춘 최소 2년 이상의 경험이 필요합니다. 이는 공공, 이해당사자, 직원 및 법률 자문과의 명확하고 전문적인 메모, 이메일, 편지 및 기타 서신을 포함합니다.
- 민감하고 개인 정보를 다루는 업무에서 최소 2년 이상의 기밀 유지 경험이 필요합니다.
- 바쁜 업무 환경에서 여러 업무를 동시에 수행하여 일일 업무 의무를 완료하고 엄격한 마감 기한을 준수할 수 있는 최소 2년 이상의 입증된 능력이 요구됩니다.
다음과 같은 능력이 필요합니다:
- 정책에 따라 지문 채취와 배경 검사를 포함한 범죄 사법 정보 서비스(CJIS) 레벨 4 인증 취득.
- 체계적으로 조직되어 있으며, 법률 해석에 대한 전문 지식을 바탕으로 주 전체의 직원들에게 지침을 제공하고 신속한 의사결정을 내릴 수 있는 능력이 필요합니다.
- 어도비 프로 또는 동등한 적색화 소프트웨어 도구를 사용하여 오류 없이 대량의 문서를 검토하고 적색화 및 기록 보존을 수행합니다.
- 직원, 이해당사자, 팀원 및 공공과 효과적으로 협력하며 긍정적인 업무 관계를 유지할 수 있어야 합니다.
- 복잡한 문제 해결 능력, 다양한 관점 고려, 현재 프로세스 및 절차의 생산성 분석, 그리고 성공적인 해결책과 결과 달성을 위한 창의적인 방법 모색 능력이 요구됩니다.
다음에 대한 이해가 필요합니다:
- 워싱턴 주 공공 기록법 (RCW 42.56).
- 워싱턴 주 공공 기록의 보존 및 파기 (RCW 40.14).
선호 자격 사항:
필수 자격 외에도 이상적인 지원자는 다음 중 일부 또는 전부를 갖추고 있어야 합니다:
- 공공 기록 요청 또는 발견 경험이 있는 커뮤니티 칼리지 학위와 2년의 경험이 있거나, 정부 기관에서 공공 기록 요청을 관리한 고등학교 졸업 후 3년의 경험이 있거나 동등한 교육 및 경험이 있습니다.
- 불리언 검색 매개변수를 사용한 방어 가능한 전자 기록 검색 능력이 필요합니다.
- 유효한 운전면허증이 필요합니다.
지원 시 다음 항목을 포함해야 합니다:
- [20] 완성된 COMPLETED 직무 요건과 일치하는 자격을 보여주는 온라인 지원서
- 최신 이력서
- 해당 직위에 대한 관심, 관련 기술 및 경험, 그리고 왜 귀하가 이상적인 지원자인지 설명하는 자기소개서
- 최소 3명의 전문 참조인 (연락처 포함)
추가 정보:
급여 및 기타 특별 직원 프로그램을 포함하여 and other special employee programs추가적인 혜택들이 있습니다. WDFW 직원들이 자격 요건을 충족할 수 있는 사항들입니다. 이 공고의 상단에 있는 "혜택" 탭을 클릭하여 더 자세한 내용을 확인하세요.
중요 안내사항:
모든 신규 직원은 첫 출근 날 고용 적격성 확인 양식 (I-9 양식)을 작성해야 합니다. WDFW 또는 해당 직위에 채용되는 경우, 미국에서 근무할 자격을 증명하는 서류를 제출해야 합니다. 허용되는 서류 목록은 다음 링크를 참조하세요: https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
노동조합 - WAFWP:
이 직위는 워싱턴 어류 및 야생동물 전문가 협회(WAFWP)가 대표하는 협상 단위에 속하며, 워싱턴 주, 어류 및 야생동물 부서, 워싱턴 어류 및 야생동물 전문가 협회 간의 집단 교섭 협정에 따라 운영됩니다.
베테랑 및 군인 배우자 우선 혜택 안내:
RCW 73.16.010 조항에 따라 베테랑 및 자격 요건을 충족하는 배우자는 직위의 최소 자격 요건을 충족하면 초기 지원 심사 단계에서 우선권을 누릴 수 있습니다. 이 혜택을 받으려면 다음을 수행해 주세요: 베테랑 또는 군인 배우자임을 이메일로 알려주세요:
- Cheri.Potter@dfw.wa.gov .베테랑 전용:
- DD214 (멤버 4 사본), NGB 22, 또는 USDVA 발급 서비스 확인서 사본을 첨부하세요. 개인 식별 정보(PII) 데이터 (예: 사회보장번호)는 삭제해 주세요.
- 제목란에는 채용 번호, 직위, 배우자/베테랑 정보 (예: 2024-1234 – 생물학자 1 – 베테랑)를 포함시켜 주세요.
- 경력 사이트(careers.wa.gov)에 기재된 이름으로 신청하세요.
- 다양성, 평등성, 포용성 고용 기관
WDFW의 존중과 포용적인 업무 환경 조성 노력의 일환으로, 기관은 모든 직원이 공정하고 존중받는 환경에서 일할 수 있도록 기대하고 있습니다. 따라서 모든 개인이 환영받고 공정하게 대우받는 환경을 만들고자 합니다. 모든 직원은 업무 단위, 기관, 그리고 워싱턴 주의 시민들을 위해 최선을 다할 수 있는 권한을 가지고 있습니다.
다양성, 평등성, 포용성을 추구하는 기관으로서, 문화적, 인종적, 민족적, 성적 지향 및 성별 정체성 다양성을 포함하고 존중하는 근무 환경을 조성하고자 합니다. 여성, 소수 인종 및 민족, 장애인, 40세 이상의 분들, 장애 군인 및 베트남 전쟁 참전 용사, 그리고 모든 성적 지향과 성별 정체성을 가진 분들은 지원을 환영합니다. 편의시설 요청:
지원 과정이나 이 공고의 대체 형식이 필요한 경우, Jayme Chase에게 전화 (360-902-2278) 또는 이메일 Jayme.Chase@dfw.wa.gov로 연락해 주세요. 또는 청각 장애인을 위한 Telecommunications Device for the Deaf (TDD) 800-833-6388로 연락하셔도 됩니다.
기술적 어려움: 지원 작성, 접근, 또는 완료 과정에서 기술적 문제가 있는 경우, NEOGOV 무료 전화 (855) 524-5627로 연락해 주세요. Jayme.Chase@dfw.wa.gov, or the Telecommunications Device for the Deaf (TDD) at 800-833-6388.
Technical Difficulties: If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or support@neogov.com[2] 기타 문의 사항:
Other questions: 본 직위와 관련하여 추가 질문이 있으시면, Cheri.Potter@dfw.wa.gov 그리고 채용 공고 번호 #2026-03380[8] 소셜 미디어를 통해 저희를 팔로우해 주세요:
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SeattleKR Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
Working Title- Public Records Coordinator
Classification- Forms & Records Analyst 3
Job Status- Full-Time/Permanent
WDFW Program- Director’s Office – Information Technology Services – Public Records Unit
Duty Station- *Olympia, Washington – Thurston County
*While this position may offer a telework option, the successful candidate must be available to report to the duty station as needed.
Learn more about being a member of Team WDFW!
Photo Caption – Raccoon bath time – Photo Credit: Jonathan Howton
Are you passionate about fostering public confidence through transparency and ensuring that the public has timely access to relevant information?
Embrace this role to be a program level subject matter expert on DFW records, electronic search and retrieval solutions and public records exemptions.
We are seeking a candidate to work with program and regional staff to formulate and implement optimal search methods to mitigate legal risk and improve compliance efficiency for complex public records requests and discovery.
WHAT TO EXPECT -
Among the varied range of responsibilities held within this role, this position will:
Program Wide Analysis, Search, and Compliance for Public Records Requests.
- Implement agency standardized, best practices for public records requests.
- Receive and interpret public records requests made by the public and private citizens in conjunction with the Program Public Records Coordinators, Public Records Analysts and Public Records Officer.
- Identify risk when reviewing public records request and prepare accordingly to mitigate those risks for the program and by extension, the agency.
- Assign public records requests to program staff. Independently prioritize work to meet deadlines and designate time to each request appropriately to ensure that consistent progress is being made on all public records requests.
- Track and monitor the ongoing status and details of public records requests to ensure that staff are responsive in order to complete public records requests within the legally required timeframe.
- Review records provided from program staff for relevance to each item of a request, sensitive information, consistency, and evaluate the quality of search conducted by staff.
- Prepare records productions by sorting records by relevance and sensitivity and converting records to formats that are accessible by the public.
- Analyze and interpret case law, statutes, and administrative rules for the act of marking potential sensitive information with exemptions for redaction.
- Serve as a point of contact between Public Records Unit and program staff to best serve the public and staff in response to public records requests.
- Consult with the Public Records Officer, Agency Public Records Analysts, management, and program staff in management of public records requests. Help build and improve searches and custodian lists to mitigate legal risk.
- Interpret language of public records requests and collaborate with program staff to determine search terms for agency-wide or program wide email and electronic records search.
- Review, export and prepare records from a search tool for records productions, including converting to accessible formats and marking sensitive information for redaction.
Records Retention & Disposition.
- Assist with the review of program records and assess retention requirements.
- Aids in preparing records for transfer to the State Records Center or State Archives to include boxing relevant records, creating box content lists, and maintaining the programs archived records listing.
Working Conditions:
Work setting: Working environment is a busy office setting. Varying degrees of activity occur in the common areas during working hours. Tasks will involve standing or sitting for long periods of time and working on a computer. Incumbent must be able to work with regular interruptions and distractions. This position is exposed to graphic photographs of wildlife and other field activities.
Schedule: This position normally works 8-5, Monday-Friday but may be required to work occasional weekends and evenings, depending on workload. Some overtime may be required on short notice.
Travel requirements: May require statewide travel.
Customer Interactions: Quality customer service is integral to success in this position; frequent interaction with members of the public and with WDFW staff.
QUALIFICATIONS:
Required Qualifications:
Option 1: Associate’s degree and one (1) year of experience with public records requests or discovery.
Option 2: High school diploma and two (2) years of experience managing public records requests for a governmental agency.
In addition to the options above, all of the following are required:
Experience:
- Minimum of three (3) years’ experience with search and collection of records within Microsoft software programs, including Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Access, and Outlook.
- Minimum of two (2) years’ experience providing excellent written and oral communication skills, including clear and professional memorandums, emails, letters, and other correspondence to the public, stakeholders, staff, and legal counsel.
- Minimum of two (2) years’ experience maintaining confidentiality working with sensitive and personal information.
- Minimum two (2) years of proven ability to multi-task in a busy work setting to ensure daily job duties are completed and strict deadlines are met.
Ability to:
- Obtain the Criminal Justice Information Services (CJIS) Level 4 certification, which includes fingerprinting and a background check per policy.
- Highly organized and has the ability to make quick decisions and provide guidance to staff statewide using expertise in the interpretation of statutes and regulations.
- Review high volumes of documents for possible redactions and records retention without errors using Adobe Pro or equivalent redaction software tools.
- Work effectively with staff, stakeholders, team members, and the public and maintain positive working relationships.
- Solve complex issues/problems, consider different perspectives, analyze the productivity of current process and procedures, and find new, creative ways to accomplish work and achieve successful solutions and results.
Understanding of:
- Washington State Public Records Act (RCW 42.56).
- Washington State Preservation and Destruction of Public Records (RCW 40.14).
Preferred Qualifications:
In addition to the required qualifications, our ideal applicant will possess some or all the following:
- Associate’s degree and two years of experience with public records requests or discovery, OR a high school diploma and three years of experience managing public records requests for a governmental agency OR equivalent education/experience.
- Proven ability to conduct defensible electronic record searches using Boolean search parameters.
- Valid Driver’s License.
Your application must include the following:
- A COMPLETED online application showcasing how your qualifications align with the job requirements.
- An up-to-date resume.
- A cover letter detailing your interest in the position, your relevant skills and experience, and why you are the ideal candidate.
- At least three (3) professional references with current contact information.
SUPPLEMENTAL INFORMATION:
In addition to pay and other special employee programs, there are other benefits that WDFW employees may be eligible for. Click the “Benefits” tab at the top of this announcement to learn more.
Important Note:
All new employees must complete an Employment Eligibility Verification Form (I-9 Form) on their first day of work. If hired for this or any position at WDFW, you will be required to provide documentation proving you are eligible to work in the United States. For a list of acceptable documents, please use the following link: https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
Union - WAFWP:
This position is in the bargaining unit represented by the Washington Association of Fish & Wildlife Professionals and is subject to the terms of the Collective Bargaining Agreement between the State of Washington, Department of Fish & Wildlife, and the Washington Association of Fish & Wildlife Professionals.
Veteran and Military Spouse Preference Notice:
Per RCW 73.16.010 Veterans and qualifying spouses who meet the minimum qualifications of a position are eligible for preference during the initial application review stage. To receive this benefit, please do the following:
- Notify us of your veteran or military spouse status by email at Cheri.Potter@dfw.wa.gov.
- Veterans only – Attach a copy of your DD214 (Member 4 copy), NGB 22, or USDVA signed verification of service letter.
- Please redact any PII (personally identifiable information) data such as social security numbers.
- Subject line must include recruitment number, position, and spouse/veteran (example: 2024-1234 – Biologist 1 – Veteran).
- Include your name as it appears on your application in careers.wa.gov.
Diversity, Equity, and Inclusion Employer
As part of WDFW’s efforts to advance respectful and inclusive work environments, the Agency expects inclusivity as part of our professional interactions and communications. Therefore, we want to ensure that all individuals feel welcome, are treated fairly and respectfully. All staff are empowered to fully contribute to serving their work unit, Agency, and the citizens of Washington.
The Department of Fish and Wildlife is an equal opportunity employer. We strive to create a working environment that includes and respects cultural, racial, ethnic, sexual orientation and gender identity diversity. Women, racial and ethnic minorities, persons of disability, persons over 40 years of age, disabled and Vietnam era veterans, and people of all sexual orientations and gender identities are encouraged to apply.
Request an accommodation: Persons needing accommodation in the application process or this announcement in an alternative format please contact Jayme Chase by phone 360-902-2278 or email Jayme.Chase@dfw.wa.gov, or the Telecommunications Device for the Deaf (TDD) at 800-833-6388.
Technical Difficulties: If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or support@neogov.com.
Other questions: If you have other questions regarding this position, please reach out to Cheri.Potter@dfw.wa.gov and reference job #2026-03380.
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