시애틀KR 직업 분석
비서 선임 - 타코마
Key Skills and Qualifications
Technical Skills
Soft Skills
Qualifications
Physical Requirements
No specific physical requirements mentioned in the job description.
Sample Interview Questions and Answers
Question 1: How do you handle multi-tasking while ensuring accuracy in your work?
Question 2: Describe a situation where you had to implement new work procedures or systems. What steps did you take to achieve this?
Question 3: How do you ensure confidentiality when handling sensitive information related to child care licensing applications?
원본 채용 공고
묘사
직무 제목: 수석 비서관
위치: 타코마, WA – 이 직책은 정규직/영구직/유연직/하이브리드입니다.
닫힘: 금요일., 2025년 3월 28일
급여: $3,096 - $4,093 매월의
당신은 숙련되고 조직적인 사람인가요? 다양한 배경을 가진 사람들을 대할 때 존중하고 예의 바르고 전문적인가요? 현재 워싱턴주 타코마에 위치한 아동 돌봄 허가 사무소에 지원을 제공할 비서 선임을 구하고 있습니다. 오늘 신청하여 지역사회에서 양질의 아동 돌봄을 제공하는 사명의 일부가 되세요.
여기를 클릭하세요. DCYF에 대해 자세히 알아보기.
기회:
비서실장으로서 귀하는 라이선스 관리자를 포함한 보육 라이선스 직원 단위에 대해 다양한 복잡한 비서 업무를 수행하게 됩니다. 여기에는 독립적으로 워크로드를 계획, 조직 및 우선순위 지정, 상사와 직원에게 비서 서비스 및 지원 제공, 서류 시스템, 데이터베이스, 추적 로그 및 컴퓨터 프로그램 유지 관리 등이 포함됩니다. 또한 메인 전화를 받고, 접수원으로 활동하며, 과제를 수행하고 문제를 해결하는 데 있어 독립적인 판단을 내릴 수 있습니다. 또한 절차, 전략 또는 특이한 문제를 포함하도록 새로운 작업 방법을 개발하거나 현재의 방법을 수정할 수도 있습니다.
당신이 할 일 중 일부:
- 회의를 예약하고, 할당된 서신의 우선순위를 정하고, 라이선스 제공자를 위한 보고서를 작성합니다.
- 모든 어린이집, 학령기 프로그램, 가정 보육 시설에 대한 모든 신청을 처리합니다.
- 어린이집, 학령기 프로그램, 가정 보육원을 위한 모든 주기적인 작업을 시작하고 완료합니다.
- 가족 보육 시설, 보육 센터 및 학령기 프로그램에 대한 라이선스 비용을 받고, 기록하고, 처리하며, 주 재정 관리국(OFM)으로 전송합니다.
- SSPS 번호, 변경 사항 또는 업데이트를 요청하기 위해 제공자 파일 장치에 제출할 완전한 제공자 파일 작업 요청.
- FamLink/WA Compass에서 모든 허가된 가족 보육 시설, 보육 센터 및 학령기 프로그램에 대한 라이선스 정보를 생성하고 유지 관리합니다.
- DCYF 사무실에 필요한 라이선스 파일의 보관을 용이하게 합니다.
- 어린이집 및/또는 학령기 원장, 가정주부, 지역사회 파트너 및 일반 대중과 함께 라이선스 신청 절차를 명확히 합니다.
필수 자격:
- 2년 동안 근무한 경력이 있으며, 키보딩이나 타이핑이 필요한 업무를 분당 50단어 이상의 순 속도로 수행한 경험이 있습니다.
필요한 자격 외에도 이상적인 지원자는 다음 중 일부 또는 전부를 보유하게 됩니다:
- 다양한 고객층과 효과적으로 상호작용
- 통화를 효율적으로 전송하고, 전화 시스템을 운영하며, 전화 커버리지를 보장하여 당일의 라이선스 제공자와의 협력이 필요할 수 있습니다.
- 고객에게 내부 및 외부 목적지를 수정하도록 안내하거나 안내합니다.
- 직장 내외부의 기밀을 유지합니다.
- 제공되는 프로그램에 적절한 WAC, RCW 및 관리 정책을 적용합니다.
- 내부 및 외부 커뮤니티 리소스와 소통합니다.
- 기본 컴퓨터 키보드, 데스크톱, 인터넷 및 인트라넷 애플리케이션, 데이터 입력을 작동합니다.
- 표준 시간 내에 문서를 효율적으로 배포하고 정렬합니다.
- 레코드를 신속하게 찾습니다.
지원 절차가 어떻게 돼요?
온라인 지원서를 작성하는 것 외에도 지원자는 이 직책을 고려하기 위해 다음 서류를 프로필에 첨부해야 합니다:
- 자기소개서
- 재개(현재/업데이트됨)
보충 정보:
아동-청소년-가족부(DCYF)는 안전하고 건강하며 번영하는 워싱턴의 아동과 청소년들을 위해 최선을 다하고 있습니다. 우리는 모든 지원자들이 우리가 봉사하는 지역사회를 반영하는 다양하고 공평한 직장을 만들기 위한 사명에 동참해 주시기를 초대합니다. 이 역할에 대해 기대가 크지만 교육 및/또는 경험이 채용 공고의 모든 자격 요건과 완벽하게 일치하지 않을 수 있다고 생각하신다면, 어쨌든 지원해 주시기 바랍니다.
아동-청소년-가족부(DCYF)는 동등한 기회를 제공하는 고용주로서 연령, 성별, 결혼 여부, 성적 지향, 인종, 신조, 피부색, 출신 국가, 명예 제대 군인 또는 군 신분, 감각적, 정신적, 신체적 장애의 존재 또는 장애인이 훈련된 서비스 동물을 사용하는 것을 이유로 차별하지 않습니다.
신규 채용에 앞서 범죄 이력을 포함한 신원 조회가 실시됩니다. 신원 조회를 통해 얻은 정보가 반드시 취업을 배제하는 것은 아니며, 지원자의 해당 직무 수행 적합성과 역량을 판단할 때 고려됩니다.
이 직책은 최소 2년 이상의 운전 경력과 유효한 운전면허증이 필요합니다.
이 직책은 워싱턴 주 직원 연맹(WFSE)이 대표하는 교섭 단위에 포함되어 있습니다. 자세한 내용은 다음을 참조하십시오 https://wfse.org/.
이번 채용과 관련하여 궁금한 점이 있거나 지원/면접 과정에서 숙소를 요청하고 싶으시면 문의해 주세요 베로니카 존스 (인재 확보 전문가) [email protected]. 애플리케이션을 생성, 액세스 또는 완료하는 데 기술적인 어려움을 겪고 있다면 (855) 524-5627로 NEOGOV에 무료 전화하거나 이메일을 보내주세요 [email protected].
신청 절차나 다른 형식의 공지에 숙박이 필요한 사람은 (360) 664-1960으로 청각장애인용 전기통신기기(TDD)로 전화할 수 있습니다.
2025-01738
SeattleKR Job Analysis
Secretary Senior - Tacoma
Key Skills and Qualifications
Technical Skills
Soft Skills
Qualifications
Physical Requirements
No specific physical requirements mentioned in the job description.
Sample Interview Questions and Answers
Question 1: How do you handle multi-tasking while ensuring accuracy in your work?
Question 2: Describe a situation where you had to implement new work procedures or systems. What steps did you take to achieve this?
Question 3: How do you ensure confidentiality when handling sensitive information related to child care licensing applications?
Original Job Description
Description
Job Title: Secretary Senior
Location: Tacoma, WA – This position is Full-Time/Permanent/Flexible/Hybrid.
Closes: Friday, March 28th, 2025
Salary: $3,096 - $4,093 Monthly
Are you a skilled and organized individual? Are you respectful, courteous, and professional when dealing with people from diverse backgrounds? We are currently seeking a Secretary Senior to provide support to our child care licensing office located in Tacoma, WA. Apply today and become a part of our mission to provide quality child care in the community.
Click here to learn more about DCYF.
The Opportunity:
As a Secretary Senior, you will provide a wide variety of complex secretarial duties for a unit of child care licensing staff, including the licensing supervisor. This includes independently planning, organizing, and prioritizing workloads, providing secretarial services and support to supervisors and staff, and maintaining filing systems, databases, tracking logs, and computer programs. You will also answer the main telephone, act as a receptionist, and exercise independent judgment in accomplishing assignments and resolving problems. Additionally, you may develop new work methods or modify current methods to include procedures, strategies or unusual problems.
Some of what you'll do:
- Schedule meetings, prioritize assigned correspondence, and type reports for licensors.
- Process all incoming applications for all Child Care Centers, School Age Programs, and Family Child Care Homes.
- Initiate and complete all cyclical work for Child Care Centers, School Age Programs, and Family Child Care Homes.
- Receive, record, process, and transmit licensing fees to State Office of Financial Management (OFM) for Family Child Care Homes, Child Care Centers, and School Age Programs.
- Complete Provider File Action Requests for submission to the Provider File Unit to request SSPS numbers, changes, or updates.
- Create and maintain licensing information for all licensed Family Child Care Homes, Child Care Centers, and School Age Programs in FamLink/WA Compass.
- Facilitate the archiving of licensing files as needed for the DCYF office.
- Clarify the licensing application process with child care centers and/or school-age directors, family home providers, community partners, and the general public.
Required Qualification(s):
- Two (2) years of office experience performing duties that required keyboarding, or typing, at a net speed of 50 words per minute or faster.
In addition to those required qualifications, our ideal applicant will also have some or all of the following:
- Effectively interact with a diverse customer base
- Efficiently transfer calls, operate phone systems, and ensure phone coverage which may require coordination with the licensor of the day.
- Refer or direct customers to correct internal and external destinations.
- Maintain confidentiality inside and outside of the workplace.
- Apply appropriate WAC, RCW, and administrative policies to programs served.
- Communicate with internal and external community resources.
- Operate basic computer keyboarding, Desktop, Internet and Intranet applications, and data entry.
- Efficiently distribute and sort documents within standard time frames.
- Locate records rapidly.
How do I apply?
In addition to completing the online application, applicants must attach the following documents to their profile in order to be considered for this position:
- Cover Letter
- Resume (current/updated)
Supplemental Information:
The Department of Children, Youth, and Families (DCYF) is committed to Washington’s children and youth growing up safe, healthy, and thriving. We invite all candidates to join us in our mission to create a diverse and equitable workplace that reflects the communities we serve. If you are excited about this role but you believe that your education and/or experience might not align perfectly with every qualification in the job posting, we encourage you to apply anyway.
The Department of Children, Youth, and Families (DCYF) is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of age, sex, marital status, sexual orientation, race, creed, color, national origin, honorably discharged veteran or military status, or the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained service animal by a person with a disability.
Prior to a new hire, a background check including criminal history will be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competence to perform in the position.
This position requires a minimum of at least two years of driving experience and a valid driver's license.
This position is included in the bargaining unit represented by the Washington Federation of State Employees (WFSE). For more information, visit https://wfse.org/.
If you have any questions pertaining to this recruitment or if you would like to request an accommodation throughout the application/interview process, contact Veronica Jones (Talent Acquisition Specialist) at [email protected]. If you're experiencing technical difficulties creating, accessing, or completing your application, call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627, or email [email protected].
Persons needing accommodation in the application process or this announcement in an alternative format may call the Telecommunications Device for the Deaf (TDD) at (360) 664-1960.
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