WDVA Office Assistant 3, Full-Time, Non-Permanent, Spokane Veterans Home

고용형태: Full Time - Non-Permanent

시애틀KR 직업 분석

WDVA 사무실 어시스턴트 3, 상근, 비상임, 스포캔 재향군인 홈

Key Skills and Qualifications

Technical Skills

Microsoft Office proficiency

Clerical projects management

Filing and record-keeping

NEOGOV recruitment process management

Soft Skills

Excellent interpersonal tact

Professional communication skills

Teamwork and coordination

Qualifications

6 months' experience in a clerical position

Experience in a medical environment (preferred)

Physical Requirements

No specific physical requirements mentioned in the job description.

Sample Interview Questions and Answers

Question 1: What would you do if you were unable to verify an agency personnel's entry due to discrepancies in staffing schedules?

I would first review the scheduling system and double-check the staff member's name and schedule against the NEOGOV records. If the discrepancy persists, I would reach out to the scheduler or a nurse manager for assistance in resolving the issue. In the meantime, I would verify the employee's identity and temporarily allow them access to the facility while awaiting resolution. This ensures minimal disruption to our operations and allows us to provide a welcoming environment for visitors and staff alike.

Question 2: A resident requests assistance with accessing their trust fund account; however, you're unsure if this falls within your purview. How would you proceed?

I would politely inform the resident that I can assist them in locating a cashier or financial representative who can help resolve their query. If needed, I would then communicate with the designated staff member to ensure timely assistance is provided. As per our office protocols, I would also document the interaction and relevant details for future reference. This approach ensures residents receive the necessary support while maintaining accurate records for audit purposes.

Question 3: How would you handle a situation where an outside contractor or temp staff member becomes upset with facility information provided?

I would first listen attentively to their concerns, ensuring I understand the issue. If necessary, I might offer additional clarification on our policies and procedures or guide them to the relevant documentation. In cases of persistent dissatisfaction, I would politely direct them to speak with a supervisor or a designated point of contact who can assist in resolving the matter. Throughout this interaction, I prioritize maintaining a professional demeanor while providing empathetic support, ensuring we maintain a positive image for our residents and guests.

원본 채용 공고

묘사

오피스 어시스턴트 3

정규직 - 비상근

스포캔 재향군인의 집

우리 재향군인들을 위해 헌신하는 열정적인 팀에 합류하세요! 스포캔 재향군인 홈은 디테일 지향적인 인재를 채용하고 있습니다 오피스 어시스턴트 3, 탁월한 대인관계 능력과 사무기기 관련 경험을 바탕으로. 국가 서비스에서 경력을 시작하거나 계속 쌓으면서 베테랑 주민들을 위해 의미 있는 일을 하면서 큰 혜택을 누리기 시작하고 지금 바로 지원하세요!

참고하세요: 예상 근무 시간은 목요일부터 월요일까지 오전 8시부터 오후 4시 30분까지입니다. 때때로 저녁 근무가 필요할 수 있습니다. 현직자는 초과 근무를 해야 할 수도 있으며, 의료 예약을 오가거나 거주자를 위한 레크리에이션 활동에 참석해야 할 수도 있습니다.

*이 직책은 L단계까지 할당된 급여 범위 내에 게시되었습니다. M단계는 주 인사 보상 규정에 따라 장수 단계로 간주되므로 게시되지 않았습니다.

*이 위치에 있는 직원들은 24시간 연중무휴 시설에 대해 5%의 프리미엄 급여를 받게 됩니다. 직원들은 자격을 얻기 위해 주 3일 근무해야 합니다. 5% 프리미엄 급여는 2025년 6월 29일까지 적용됩니다.

에서 워싱턴주 재향군인부 (WDVA), 우리는 "서비스를 제공한 사람들을 섬기는" 사명에 열정을 가지고 있습니다. 50만 명 이상의 재향군인과 그 가족을 위한 국가적인 리더로서, 우리는 그들을 근로 혜택뿐만 아니라 전반적인 건강과 웰빙에 초점을 맞춘 혁신적인 프로그램과 연결하기 위해 노력하고 있습니다. 또한, 우리는 다양한 프로그램과 오팅, 포트 오차드, 스포캔, 왈라 왈라에 위치한 네 개의 주 재향군인 홈에서 중요한 지역 사회 서비스를 제공합니다. 이러한 장소들은 일부 경우에는 그들의 배우자, 미망인 또는 골드 스타 가족을 포함하여 재향군인들에게 메디케어 및 메디케이드 요양원 서비스를 제공합니다.

우리 시설의 최전선 대표로서 내부 및 외부 이해관계자들에게 이 직책은 우리가 주민들에게 제공하는 돌봄에 대한 긍정적인 이미지를 보장합니다. 이는 외부 기관, 주민 가족 및 기타 의료 시설뿐만 아니라 내부 직원, 동료 및 기타 부서와도 전문적으로 소통함으로써 달성됩니다. 이 역할을 위해서는 OA3가 직원 배치/스케줄링을 위해 직원들과 지속적으로 협력하고, 인터뷰 일정을 관리자와 협력해야 합니다. 또한 다양한 프로젝트 작업에 대해 AA5, DNS, FA1 및 AA3와 지속적으로 소통해야 합니다.

경험, 전문성, 미소를 가져와서 오늘 신청하세요!

의무

여러분이 하게 될 일 중 일부는 다음과 같습니다:

방문객을 맞이하고 출입을 등록합니다. 방문객에게 방향과 정보를 제공합니다.
외부 계약자와 임시 직원의 시설 정보를 지원합니다.
다양한 필요가 있는 주민들을 돕고, 특정 요청에 적합한 직원들로 주민들을 안내합니다.
일반적인 감독 하에, 다양한 사무 프로젝트와 과제를 독립적으로 수행하세요.
직원 일정과 함께 입국 시 기관 직원 확인.
행정 사무소의 지시에 따라 다양한 할당된 제출 프로젝트를 지원합니다.
NEOGOV의 채용 프로세스 지원, 면접 일정 잡기, 참고인 확인
전화를 받고 적절하게 메시지를 받거나 전화를 전송하세요. 질문에 답하거나 해당 부서 또는 담당자에게 문의하세요.
스케줄러나 간호 관리자가 없는 경우 모든 간호 부서의 인력 배치를 예약/유지 관리하는 데 도움을 줍니다. 당일 또는 익일 보장을 위해 필요한 경우 당직 직원에게 문의하세요.
참조 확인을 완료하는 데 도움을 주세요.
신탁 기금에 관한 주민 요청을 포함하기 위해 출납원 부재 시 출납원 업무를 지원합니다. 복지 및 개선을 위한 정확한 재무 활동 파일과 감사 추적을 위한 주민 신탁 기금 계좌를 유지합니다.
설문조사 및 불만 제기 간호사에게 필요한 정보 제공

*요청 시 전체 위치 설명 제공*

자격 요건들

필수:

사무직에서의 6개월 경력, 가급적 의료 환경에서 근무하는 것이 좋습니다.

Microsoft Office 애플리케이션에 능숙합니다.

선호/원하는:

뛰어난 고객 서비스 기술.
명확한 서면 및 구두 고객 서비스 기술.
의학 용어 및 파일 관리 경험.

특별 요구 사항:

서비스를 시작하기 전에, 그리고 WDVA 정책 615.000 신원 조회에 따라 매 2년마다 DSHS BCCU 신원 조회를 통과할 수 있어야 합니다. 신원 조회 정보가 반드시 취업을 방해하지는 않지만, 지원자의 해당 직무 수행 적합성과 능력을 판단할 때 고려될 것입니다.
DVA 정책 670.000 결핵 검사에 따라 연간 결핵 검진을 준수해야 합니다.
워싱턴 산업안전법 기준에 따라 의료 평가, 적합성 검사, 훈련 및 호흡 보호구 사용이 필요합니다. 직업이나 업무에 따라 호흡기, 의료용 장갑, 가운, 눈 보호 및 기타 개인 보호구를 착용할 수 있어야 합니다.
의료 차트와 데이터 입력을 위해 영어로 말하고, 읽고, 쓸 수 있는 능력이 있어야 합니다.
여행이 필요한 직책은 유효한 무제한 운전면허증이 있어야 하며, 국가 업무로 개인 소유 차량을 운전할 경우 보험에 가입해야 합니다.
WDVA에서 일자리를 제안받은 지원자는 현재 또는 미래에 비자를 위해 고용주의 후원이 필요 없는 취업 허가를 받아야 합니다.

보충 정보

신청 절차:

최고의 지원자는 이 직책에 대한 면접을 위해 직접 연락을 받게 됩니다. 선발은 귀하가 제공한 정보를 기반으로 하기 때문에 아래에 설명된 필수 및 바람직한 자격 요건을 충족하는 지식, 기술 및 능력을 파악하는 것이 최선의 선택입니다.

신청서에 다음 서류를 포함해 주세요:
1. 특정 자격 요건을 설명하는 관심 편지.
2. 적용 가능한 경험과 교육에 대해 자세히 설명하는 현재 이력서.

결선 진출자에게는 현재 전화번호와 함께 최소 세 명의 전문가 추천 목록을 제공하라는 요청이 있을 것입니다.

기타 정보:

이 위치는 다음과 같습니다 워싱턴 주 직원 연맹.

재향군인 선호도를 주장하고자 하는 지원자는 신청서에 DD-214(회원 4부), NGB 22 또는 미국 재향군인부의 서명된 복무 증명서 사본을 첨부해야 합니다. 주민등록번호와 같은 개인 식별 가능한 모든 데이터는 차단해 주세요. 자세한 내용은 다음 주소로 문의해 주세요[email protected].

다양성, 형평성, 포용성 고용주
워싱턴 재향군인부 직원들은 각계각층에서 근무하고 있습니다. 저희는 다양한 배경을 가진 훌륭한 인재를 채용하기 위해 노력하고 있습니다. 자격을 갖춘 모든 지원자는 인종, 피부색, 종교, 성별, 성 정체성 또는 표현, 성적 지향, 국적, 유전학, 장애, 나이 또는 재향군인 여부와 관계없이 취업에 대한 대가를 받게 됩니다.

우리 각자가 기관의 임무 성공에 기여하는 가치를 인식하는 것이 중요하다고 믿습니다. 다양한 인력을 보유하는 것은 이 기관의 가장 큰 강점과 지식 자원입니다. 재능과 능력의 결합을 통해 최고의 고객 서비스를 제공할 수 있는 효과적인 방안을 모색할 수 있습니다. 우리는 모두를 위한 다양하고 포용적인 직장을 구축하기 위해 최선을 다하고 있습니다.

워싱턴 주는 동등한 기회를 제공하는 고용주입니다. 신청 절차나 테스트 과정에서 도움이 필요한 장애인 또는 대체 형식으로 이 공지가 필요한 장애인은 (360) 725-2183으로 전화할 수 있습니다. TTY 사용자는 먼저 711로 전화하여 워싱턴 릴레이 서비스에 액세스해야 합니다.

자료에 참고하고 싶은 이름과 대명사를 포함시켜 주시면 감사하겠습니다. 수상 경력에 빛나는 다양하고 포용적인 조직과 상호작용하면서 이를 존중하겠습니다.

이 발표, 프로그램 또는 에이전시와 관련하여 궁금한 점이 있으시면 다음 주소로 문의해 주세요 [email protected].

SeattleKR Job Analysis

WDVA Office Assistant 3, Full-Time, Non-Permanent, Spokane Veterans Home

Key Skills and Qualifications

Technical Skills

Microsoft Office proficiency

Clerical projects management

Filing and record-keeping

NEOGOV recruitment process management

Soft Skills

Excellent interpersonal tact

Professional communication skills

Teamwork and coordination

Qualifications

6 months' experience in a clerical position

Experience in a medical environment (preferred)

Physical Requirements

No specific physical requirements mentioned in the job description.

Sample Interview Questions and Answers

Question 1: What would you do if you were unable to verify an agency personnel's entry due to discrepancies in staffing schedules?

Question 2: A resident requests assistance with accessing their trust fund account; however, you're unsure if this falls within your purview. How would you proceed?

Question 3: How would you handle a situation where an outside contractor or temp staff member becomes upset with facility information provided?

Original Job Description

Description

Office Assistant 3

Full-Time - Non-Permanent

Spokane Veterans Home

Join a passionate team dedicated to serving our Veterans! The Spokane Veterans Home is hiring for a detail-oriented Office Assistant 3, with excellent interpersonal tact and experience working with office equipment. Begin or continue your career in State Service to start earning great benefits while performing meaningful work for our Veteran residents and apply today!

Please Note: Expected work hours are 8:00 a.m. to 4:30 p.m., Thursday through Monday. Occasional evening work may be required. Incumbent may be required to work overtime shifts and travel to and from medical appointments and/or attend recreational activities for residents.

*This position has been posted within the assigned pay range through Step L. Step M has not been published as this is considered the longevity step, in alignment with state HR compensation rules.

*Position(s) at this location will also receive 5% Premium Pay for 24/7 facilities. Employees must physically work at the facility 3 days per workweek to qualify. The 5% Premium Pay is in effect until June 29th, 2025.

At the Washington State Department of Veterans Affairs (WDVA), we are passionate about our mission of “Serving Those Who Served.” As a national leader in our advocacy for more than 500,000 Veterans and their family members, we strive to connect them to earned benefits as well as innovative programs focused on their overall health and wellness. In addition, we provide critical community services through a variety of programs, and at our four State Veterans Homes located in Orting, Port Orchard, Spokane, and Walla Walla. These locations provide Medicare and Medicaid nursing home care to Veterans, including, in some instances, their spouses, widows, or Gold Star Families.

As a front-line representative of our facility to internal and external stakeholders, this position assures a positive image of the care we provide for our residents. This is achieved by communicating professionally with outside agencies, resident family members and other healthcare facilities, as well as with internal counterparts, co-workers and other departments. This role requires OA3 to continually coordinate with employees for staffing/scheduling, and with managers for scheduling interviews. As well as ongoing communication with the AA5, DNS, FA1 and AA3 on various project work.

Bring your experience, professionalism, and a smile, and apply today!

Duties

Some of what you will be doing includes:

Greeting visitors and sign visitors in and out. Provides direction and information to visitors.
Assists outside contractors and temp staff with facility information.
Assists residents with various needs and redirects residents to appropriate staff for specific requests.
Under general supervision, independently perform a variety of clerical projects and assignments.
Verifying agency personnel upon entry in conjunction with staffing schedule.
Assists with various assigned filing projects as directed by the administrative office.
Assists with recruitment processes in NEOGOV, scheduling interviews, reference checks
Answer telephones and take messages or transfer calls as appropriate. Answer questions or refer to the appropriate department or person.
Assist with scheduling/maintaining staffing for all of the nursing department in the absence of the scheduler or a nurse manager. Contact on-call staff as needed for day-of or next-day coverage.
Assist with completing reference checks.
Assists with Cashier duties in the absence of the cashier to include resident requests regarding trust funds. Maintain accurate financial activity files for welfare, and betterment, and resident trust fund accounts for audit trail.
Provide information as needed for survey and complaint nurses

*Full Position Description is available upon request*

Qualifications

Required:

6 Months’ experience in a clerical position, preferably in a medical environment.

Proficient in Microsoft Office applications.

Preferred/Desired:

Excellent customer service skills.
Clear written and verbal customer service skills.
Experience with medical terminology and file management.

Special Requirements:

Must be able to pass a DSHS BCCU Background Check prior to beginning services and every two (2) years in accordance with WDVA Policy 615.000 Background Checks. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competence to perform in the position.
Must comply with annual Tuberculin Screening in accordance with DVA policy 670.000 Tuberculosis Testing.
Requires medical evaluation, fit testing, training, and use of respiratory protection as required by the Washington Industrial Safety and Act standards. Must be able to wear a respirator, medical gloves, gowns, eye protection, and other personal protection as required by a job or task.
Must have the ability to speak, read, and write in the English language for medical charts and data entry.
Positions requiring travel must have a valid unrestricted driver's license and must be insured if driving a privately owned vehicle on state business.
Candidates who are offered a job with WDVA must possess work authorization which does not require sponsorship by the employer for a visa now or in the future.

Supplemental Information

Application Process:

Top candidates will be contacted directly to interview for this position. Because the selection will be based on information provided by you, it is in your best interest to identify the knowledge, skills and abilities that address the mandatory and desirable qualifications described below.

Please include the following documents with your application:
1. A letter of interest describing specific qualifications.
2. A current resume detailing applicable experience and education.

Finalists will be asked to provide a list of at least three professional references with current telephone numbers.

Other Information:

This position is represented by the Washington Federation of State Employees.

Applicants wishing to claim Veterans Preference should attach a copy of their DD-214 (Member 4 copy), NGB 22, or signed verification of service letter from the United States Department of Veterans Affairs to their application. Please blackout any personally identifiable data such as social security numbers. For further information, please contact us at[email protected].

Diversity, Equity, and Inclusion Employer
Here at YOUR Washington Department of Veterans Affairs our employees come from all walks of life. We strive to hire great people from a wide variety of backgrounds. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, genetics, disability, age, or Veteran status.

We believe in the importance of recognizing the value each of us contribute to the success of the mission of the agency. Having a diverse workforce is this agency’s greatest resource of strength and knowledge. It is through the combination of talents and abilities that we can pursue finding effective measures on how we can provide the best customer service. We are committed to building a diverse and inclusive workplace for everyone.

The State of Washington is an equal opportunity employer. Persons with a disability who need assistance in the application process or testing process, or those needing this announcement in an alternative format, may call (360) 725-2183. TTY users should first call 711 to access the Washington Relay Service.

You are welcome to include the name and pronoun you would like to be referred to in your materials and we will honor this as you interact with our award-winning diverse and inclusive organization.

If you have any questions regarding this announcement, program, or the agency, please contact us at [email protected].

접수기간/방법

7일 09:30:37

시작일 3/14/2025 (금)

마감일 3/27/2025 (목)

11:59 PM 마감

홈페이지 지원

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